Как сократить расходы в период кризиса

Кризис в острой фазе заставляет компании терпеть убытки. Бизнес должен перестраиваться — привычные подходы больше не работают, нужно искать что-то новое. Удерживать прибыль на привычном уровне удается либо за счет повышения уровня продаж, либо через сокращения расходов. 

Как бизнесу оптимизировать расходы в кризис: оптимизируем, а не сокращаем

Нельзя сокращать издержки бездумно. Это может навредить качеству продукта и снизить ценность бренда. Чтобы избежать этого, нужно оптимизировать расходы грамотно:

  1. Нельзя экономить на том, что приносит прибыль. Если вас ценят за хорошее качество, то нельзя покупать низкопробное сырье. Если вы хотите поменять поставщика, то делайте это аккуратно, чтобы не было большой просадки в качестве. Отслеживайте любую реакцию потребителей на новинку, чтобы вовремя заметить неблагоприятные изменения. Если же вашу компанию оценивают с точки зрения сервиса, не понижайте зарплату менеджерам. Иными словами, действуйте в соответствии с правилом: сокращать нужно траты, не влияющие на конечный продукт. Вероятно, ваш вариант — смена офиса на более дешевый.
  2. Повысьте эффективность использования ресурсов. Сейчас самое время отказаться от того, что неэффективно. Отследить их вы можете с помощью отчета о прибылях и убытках. Так вы поймете, какие направления приносят вам максимум прибыли, а какие, наоборот, тянут на дно.
  3. Не режьте зарплаты команде. Это снизит их эффективность, а многие специалисты, не смирившись с этим, могут даже уволиться. На подбор новой команды и ее обучение вы потратите больше денег и сил. Если без этого не обойтись, обсудите с сотрудниками альтернативу: может быть, они согласятся на замену части оклада процентной частью, которая может меняться в большую или меньшую сторону в зависимости от KPI.
  4. Учитесь работать с бюджетом. Полагаться на судьбу не стоит. Лучше планировать поступления и расходы, так вы будете все держать под контролем. Планируйте все, что касается денег.

Траты нужно сокращать аккуратно или вы потеряете больше, чем выиграете. Чтобы оптимизировать расходы правильно, нужно проанализировать каждую статью затрат и ее влияние на бизнес в целом. В среднем бизнесу потребуется до 2 месяцев на анализ. Он проводится на основании следующих этапов.

Соберите все расходы

Если у вас есть подробная отчетность — это идеальный формат. Такой отчет готовится в специальных программах, подразумевающих выгрузку данных за нужный период. Причем все траты сразу разбиты на статьи.

Если такого отчета нет, вам придется его составить. Период должен быть не меньше полугода. Информация должна быть разбита по направлениям, месяцем и вариантам оплаты. Принимайте во внимание даже мелочи. Часто небольших трат много, но при подробном анализе они формируются в единую большую статью.

Также для этих целей вы сможете использовать отчет о движении денежных средств.

Сгруппируйте затраты

Разбейте их на две большие группы — постоянные и переменные — и проанализируйте их. Это поможет понять, с каким расходами предстоит иметь дело, и все это — без привязки к продажам.

  1. Постоянные — на них не влияет количество выпущенных единиц в партии. Их придется платить, даже если компания работает в минус. Это аренда офиса, зарплаты, маркетинг. Постоянные расходы самые тяжелые, но в то же время их сложно урезать, потому что они практически ни от чего не зависят. Работать с ними можно, но аккуратно, оценивая влияние каждого из них на бизнес.
  2. Переменные — на них влияет производство. Это покупка сырья, связи с партнерами, процентная часть зарплат. Кажется, что такие издержки проще поддаются контролю, но это не так. Тут придется оптимизировать покупку сырья и расходников, постоянно мониторить цены поставщиков и т.д.

Да и в целом, весьма полезное занятие — мониторить цены на товары, которые вы покупаете. Иногда нам удобно не замечать других партнеров, потому что нами правит привычка. Но это приводит к тому, что вы не замечаете хорошие альтернативы. Часто поставщики идут на уступки, дают скидки, когда вы говорите, что планируете начать сотрудничать с их конкурентами.

Приоритеты

Для этого выполните их деление по экспресс-методу:

  1. Приоритетность выше средней. Эти расходы связаны с покупкой сырья, расходников, оборудования и всего, без чего продукт просто не выйдет.
  2. Приоритетные. Их важность чуть меньше, но сбои в работе предприятия все равно возникнут. Сюда относится оплата программного обеспечения, маркетинговые мероприятия и т.д.
  3. Допустимые. Эта статья связана с лояльностью аудитории. Например, бесплатный вайфай для гостей ресторана, бонусные карты, бесплатная доставка. Если от них ваш бюджет страдает незначительно, их лучше оставить: довольная ЦА — хорошие продажи.
  4. Ненужные. Зря вы думаете, что таких трат у вас нет. Спорим, при анализе вы найдете, как минимум две, которые появились как дань моде или попытки не уступить конкурентам. Причем делали вы это, когда в компании были свободные деньги, а потом видели результат и ничего не меняли. Но это не приносит никакой практической пользы, если избавиться от этих расходов, бизнес страдать не будет.

Проанализируйте расходы

Теперь, когда у вас уже есть перед глазами список расходов, вам будет легко выбрать несколько крупных статей и подвергнуть ее детальному анализу. Чтобы упростить задачу, приведем алгоритм действий:

  1. Проследите динамику по периодам. Ваша задача установить причину резких скачков. Причем плохо это и в случае резкого спада, и при росте растрат. Часто колебания связаны со сменой сезонов или повышением цен у поставщиков.
  2. Оцените, как изменения в статьях влияет на показатели компании.
  3. Оцените, стоит ли сократить, исключить или оставить без изменений эту статью.

После этого можно приступить к мелким тратам. Сам процесс долгий и скучный, но оно того стоит. Особенно, если бизнес подвергся большому удару. 

Планируйте бюджет

Главная цель — сделать так, чтобы у бизнеса были все ресурсы для успешной деятельности. Вы должны распределить имеющиеся и спланировать поступление новых. Лучше всего завести документ или воспользоваться программой, которая в реальном времени будет отображать плановые и фактические показатели.

Планируя бюджет, вы получаете гибкость. Ваша компания сможет быстро наращивать производственные объемы, стратегию финансирования и адаптироваться к меняющимся условиям.

Заключение

Анализ должен сделать систему бюджетирования четче и прозрачнее. Если вы все сделаете грамотно, то по итогу вы получите:

  1. Полный список расходов с разбивкой по периодам.
  2. Разбивку трат по статьям в зависимости от их величины. Также все они будут разбиты на две группы — постоянную и переменную.
  3. Готовые решения по оптимизации каждого пункта.

Уже на одном из этапов у вас в голове будет множество идей по оптимизации. Не торопитесь их внедрять, доведите работу до конца — так картина будет гораздо яснее.

Кризис — шанс для роста. Не концентрируйтесь на трудностях, думайте об этой ситуации в позитивном ключе. Вы сможете найти множество нетривиальных идей, которые пригодятся вам в будущем. Не паникуйте и не заостряйте внимание на неудачах. Трудные времена созданы для того, чтобы совершенствовать компанию и сделать команду сплоченнее. Заботьтесь о сотрудниках, это поможет бизнесу. Ситуация сложная для всех, в том числе и для тех, кто работает на вас. Не экономьте на зарплатах, продолжайте мотивировать специалистов — так они будут стараться на благо компании, и вы вместе преодолеете все трудности.

Рейтинг