Методы оптимизации бизнеса

  • | 24 минуты
  • автор:

Бизнес создается для прибыли, размер которой зависит от кучи факторов: от качества сервиса до клиентской базы. Любой из этапов может сказаться на эффективности, может возникнуть стагнация. В итоге чтобы исправить положение, приходится искать пути оптимизации бизнес-процессов.

Что такое бизнес-процесс и его оптимизация в компании

Любые действия, совершаемые в рамках бизнеса, являются бизнес-процессом. И цель их совершения заключается в решении какой-то задачи. Чтобы задача решалась быстрее и с меньшим расходов ресурсов, компания прибегает к оптимизации процессов. Это позволяет повысить рентабельность.

Любая модернизация связана с затратами. И речь сейчас не только про деньги. Большие расходы приходятся на все ресурсы — в том числе и человеческие. Поэтому часто пытаться улучшить работу компании — не стоит, это довольно расточительное занятие. Но в каждой компании есть моменты, не совершенствовать которые нельзя.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Каждый из предложенных методов может применяться по отдельности, но мы рекомендуем использовать их в комплексе — так эффективность возрастает в разы. Воплощать их в жизнь лучше в приведенном ниже порядке:

  1. Ранжирование бизнес-процессов. Проводится с целью выявить ключевые из них. Опираться стоит на два момента — получаемой от их оптимизации выгоды и сложности этого процесса.
  2.  SWOT-анализ — помогает выявить сильные и слабые стороны процессов. С его помощью вы определите угрозы, которые могут возникнуть, а также скрытые возможности бизнес-процессов.
  3. Бенчмаркинг. Здесь выполняется сравнение внутренних процессов вашей и конкурентной компании. Главное, чтобы в свободном доступе было достаточно информации. Метод помогает найти нетривиальные пути развития компании и избежать стандартных ошибок.
  4. Выявление причины проблем, которые снижают эффективность бизнеса. В этом помогут данные, полученные в ходе выполнения пунктов 2 и 3.
  5. Мозговой штурм и повторное ранжирование процессов. При этом перепроверка выполняется с учетом данных, полученных в ходе всестороннего анализа. Поэтому крайне важно выполнять все пункты последовательно — это упрощает задачу. Итогом прохождения этого этапа становится готовая стратегия оптимизации бизнес-процессов.
  6. Анализ логики процесса, всех этапов и связей. Важно исключить все, что не несет пользы и отнимает ресурсы. Также можно подготовить список по автоматизации отдельных элементов.

Какие еще есть методы оптимизации бизнес-процессов

  • Работа с фрагментарностью процесса. Стоит наладить хорошую коммуникацию между всеми исполнителями и прочно связать ручное и автоматизированное.
  • Автоматизация бизнес-процессов. После того, как слабые места бизнеса определены, можно приступать к их устранению. Автоматизация помогает разгрузить сотрудников и выполнять рутинные операции без их участия.
  • Оптимизация процессов с ориентацией на  KPI. Главные показатели помогают вовремя увидеть ошибки и сбои в рабочем процессе. Контролировать их выполнение нужно регулярно. Идеально, если это происходит в автоматическом режиме. Возможно, эту ступень оптимизации как раз и следует связать с автоматизацией.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов: пошаговая инструкция

  • Шаг 1. Определение целей. Если вы не понимаете, зачем вам оптимизация, значит, она вам и не нужна. Делая что-то бесцельно, вы не только не повысите эффективность бизнеса, но и сломаете то, что изначально неплохо работало. Чтобы определить цели, которые вы хотите достичь, нужно ответить себе на вопрос «Зачем это делать? К чему должен прийти бизнес по итогу?». Поиск ответов можно организовать в рамках мозгового штурма.
  • Шаг 2. Сегментация процессов. Каждый процесс делится на части, каждая из которых и изменяется во время оптимизации. К таким частям относятся объект и субъект, имеющеся ресурсы и т.д. Важно определить каждый из элементов.
  • Шаг 3. Деление процессов на группы. Здесь должен сработать принцип конвейера. Чаще всего в компаниях встречается ошибка, когда сложный процесс выполняет один специалист. Нужно делегировать задачи, вверяя их выполнение разным людям. Каждый должен заниматься своим делом, только в таком случае работа компании будет эффективной.

Простой пример оптимизации бизнес-процессов

Владельцы бизнеса редко понимают, зачем нужна оптимизация. Они вроде бы и слышали, что полезно ее проводить, но каких результатов при этом хотят добиться — не знают. При этом им не нужна строгая отчетность и цифры. Они хотят реальные доступные решения, которые можно внедрить прямо сейчас. 

Для таких людей приведем простой пример того, насколько полезной может быть оптимизация бизнес-процессов.

Сотрудник не успевает выполнять свою работу, ежедневно задерживается в офисе допоздна, торопится и, естественно, ошибается. На него приходят постоянные жалобы от коллег и клиентов, которые получают составленные им документам.

Естественно, руководство начинает тщательнее смотреть за работой сотрудника, чтобы понять, почему так происходит. Во время контроля делаются определенные выводы. Документы составляются в несколько этапов:

  1. Проверка содержимого и заверение.
  2. Распечатка и заполнение.
  3. Подписание.
  4. Вложение документа в специальную папку.

Все это требует около 50 минут. В день специалист вынужден подготовить до 15 таких документов для разных клиентов.

В результате оказалось, что:

  • Проверка документов выполнялась по памяти, информация проверялась несколько раз. Это тратило много времени. Не все документы были в наличии, поэтому приходилось их доделывать на ходу — это тоже расход времени.
  • На всех бумагах ставится подпись, имя и дата. Листов в одном документе может быть до 20. Экземпляра два. Много строк для заполнения вручную. Именно там в основном и выявляли ошибки. Особенно эти ошибки делались клиентом, который зачастую не понимает, что писать в графах и задает уточняющие вопросы, тем самым отвлекая сотрудника от задач и занимая много времени.
  • Подписи документов в кабинете у директора, ожидание, пока он освободится и т.д. — все это тоже время.

Вот элементарные пробелы, которые повлияли на эффективность работы специалиста. И задача знающего руководителя оптимизировать бизнес-процесс таким образом, чтобы они заполнились.

ТОП-5 ошибок оптимизации бизнес-процессов

  1. Проблема с постановкой задачи. Важно понимать, зачем нужна оптимизация. У каждого шага должно быть логичное обоснование. Лучше прописать это в стиле: я делаю это, чтобы получить вот это в такой-то срок. Описание процессов не поможет — здесь лучше говорить проще, понятнее и подробнее — так станет ясно, что нужно улучшить и к чему это приведет.
  2. Несоответствие процессов и усилий.Не нужно обращать внимание на процессы, которые идут вразрез с основной целью компании. Концентрируйтесь на главном, работайте только над тем, что приносит выгоду и помогает компании продвинуться вперед, совершить рывок.
  3. Пробелы в описании процессов. Процессы можно описывать с помощью профильного ПО. Но покупать дорогие системы не всегда нужно. Выбор продуктов стоит основывать на возможностях и потребностях компании. Некоторые компании могут обойтись и вовсе без ПО, другим подойдут примитивные программы. В конечно счете смысл — не в этом, а в том, насколько эффективно будет сделана работа.
  4. Подбор способов автоматизации без проведения подготовительного анализа. Он должен быть всесторонним и подробным, отражающим полную картину процессов компании.
  5. Вмешательство в отделы, которым не требовалась доработка. Эта ошибка вытекает из предыдущей.

Вариантов оптимизации бизнес-процессов много. Однако успех строится не на этом. Гораздо важнее понять цели этого действия и найти грамотных исполнителей.

Рейтинг