Платежный календарь

Платежный календарь — удобный инструмент бюджетирования и финансового планирования организации, позволяющий избежать кассового разрыва и сбалансировать денежные потоки. 

На этапе развития бизнеса и внедрения новых стартапов руководители часто сталкиваются с ситуацией, когда в текущий момент не хватает средств для оплаты обязательных статей — кредита, аренды, заработной платы, налогов. Это случается и тогда, когда компания имеет хорошую прибыль, но нет понимания о правильном распределении средств и сроке обязательных взносов.

Зачем нужен платежный календарь?

Если в фирме нет прописанного регламента по платежам, планирование календаря не имеет смысла. В других случаях это самый эффективный способ избежать отсутствия денег для оплаты расходов и решить ряд задач:

  • формирование таблицы движения денежных средств;
  • учет изменений и актуализация информации;
  • учет временного совпадения поступлений и предстоящих трат;
  • расчет свободных средств организации;
  • анализ рынка с позиции инвестирования и получения дополнительной выгоды.

Отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств также является инструментом финансового планирования и ориентирован на предупреждение кассовых разрывов. 

Основное отличие — постоянное обновление информации и внесение ежедневных правое с учетом фактического, а не предполагаемого количества денег на счете или в кассе. Это позволяет бухгалтеру оперативно вносить правки в планы и прогнозировать необходимость перенаправления средств или использование заема.

Для эффективной работы с бюджетом приоритетность выплат лучше определять с помощью календаря, используя свободные ресурсы для оплаты наиболее важных счетов. 

Важно: в документе учитываются все поступления, выплаты и плановые остатки за выбранный период.

Другие отличия от бюджета движения денежных средств компании: 

  • срок планирования (БДДС разрабатывается на гораздо больший срок);
  • непрерывный характер разработки — календарь создается постоянно, поддерживая актуальность информации, невозможно его формирование на год вперед;
  • постоянные корректировки — минимальное количество правок говорит о правильно составленном бюджете, однако постоянное обновление календаря и внесение реальных остатков нормально для ведения платежного календаря. 
  • детализация — в сравнении с БДДС такой документ содержит подробную аналитику контрагентов, услуг и расчетных счетов. 

Преимущества платежного календаря

  • Увеличение результативности оборота при синхронизации положительных и отрицательных финансовых течений. 
  • Оформление денежных потоков компании в единое целое на протяжении выбранного периода.
  • Поддержка ликвидности компании и ее платежеспособности. 
  • Контроль функционирования компании в области управления финансами. 
  • Определение приоритетности оплат по силе их влияния на последующую деятельность. 
  • Абсолютная прозрачность управления и движения средств. 
  • Гибкая система принятия решения при переменчивой экономической ситуации. 
  • Оперативная оптимизация кредитной политики компании. 

Виды платежных календарей

Платежный календарь предприятия зависит от специфики работы, частоты обязательных выплат и сферы деятельности, поэтому его содержание зачастую индивидуально. 

Различают несколько подвидов:

  • Налоговый — фиксированные отчисления в налоговые органы по четко установленных законодательством срокам. Для отметки используется последняя возможная дата. 
  • Инкассация дебиторской задолженности — составляется по всему предприятию или по кредитному отделу, если он сформирован, и включает даты зачисления на счет денежных средств от должников. 
  • Зарплатный календарь — необходим для организаций, в которых практикуется многоступенчатая выплата заработной платы сотрудникам.
  • Обслуживание кредитов — в международной практике обслуживание финансовых кредитов входит в операционную деятельность компании и составление графика позволяет спрогнозировать эти расходы. 
  • Формирование запасов — в этот документ вносятся все планы закупок материалов, сырья, изделий, согласованных с контрагентами, а также выплаты по долгам для поставщиков и расходы на хранение, если они есть. 
  • Календарь организационных расходов — здесь отмечаются плановое обслуживание и обновление техники, покупка лицензий, расходы на командировки, почтовые отправления и другие виды затрат. 
  • Бюджет реализации товаров — состоит из двух глав: поступление от продажи и расходы на реализацию (транспорт, логистика, реклама). 

Данные, необходимые для составления платежного календаря

Разработка платежного календаря предполагает использование фактических данных о состоянии счетов и движении денег: 

  1. договоры с поставщиками и банками;
  2. утвержденные акты приемки товара и выполненных работ; 
  3. полученные и выданные счета-фактуры;
  4. выписки о поступлении денег на счета компании;
  5. платежные поручения;
  6. графики оплаты работы сотрудников;
  7. расписание отгрузок товара;
  8. полная информации о дебетах и кредитах организации;
  9. установленные сроки налоговых выплат и расходов по финансовым обязательствам;
  10. таможенные декларации;
  11. внутренние распоряжения фирмы. 

Как составить платежный календарь?

Не существует универсальной формы составления такого графика. Вы можете посмотреть пример платежного календаря для предприятия в своей отрасли и скачать варианты для последующей доработки. 

Формирование проходит в три этапа. 

Выбор формы платежного календаря предприятия — Этап 1

Возьмите за основу бюджет движения денежных средств компании и скопируйте строки с него, так как это и есть расшифровка всех доходов и расходов на ближайший период. Детализируйте крупные группы, но не загромождайте график, чтобы он был читаемым. 

Совет: отдельная строка требуется для статьи расходов, если оборот по ней составляет 5%. Пункт «прочее» не должен превышать 10%. 

Указывайте все даты в графике, даже выходные и праздничные дни. Это поможет избежать путаницы. Если вы составляете платежный календарь в Excel выделите колонки нерабочих дней другим цветом. 

Создайте взаимосвязь между БДДС по сумме лимитов и переносите остатки в отдельную колонку. Это поможет контролировать отклонение реальных данных от прогнозируемых в бюджете. 

Учитывайте все расчетные счета, если их несколько. 

Методика заполнения платежного календаря — Этап 2

Выберите тип данных, используемых при заполнении таблицы. Предпочтительней брать информацию договоров с контрагентами, а не цифры БДДС, но такой вариант неприменим к розничной торговле, где невозможно установить полученную сумму от клиентов. В таком случае можно взять данные из бюджета за месяц и разделить на количество рабочих дней. 

Сформируйте отчеты по бухгалтерским расчетам, договорам с поставщиками и подрядчиками, заявкам на оплату. Объедините информацию и включите ее в календарь. 

Если компания часто сталкивается с задержками отплаты от контрагентов, заложите поправку на это в документ, чтобы сократить риск образования кассового разрыва. 

При разработке плана платежей в Excel ведите все записи в одном документе, чтобы видеть повторяющиеся статьи и быстро их вносить. Всегда вносите цифры в рублях, чтобы не пропустить большие суммы. 

Создайте регламент составления платежного календаря, если у вас большая организация. Это позволит избежать путаницы и сформирует бесперебойность его формирования. 

Регламент отвечает на вопросы: 

  • кто и с какой периодичностью создает календарь? 
  • какие данные использовать?
  • кто формирует и согласовывает заявки?
  • что делать с платежами, которые превышают лимит? 
  • какая первоочередность, если денег не хватает на оплату всех счетов?
  • какой минимально допустимый остаток на счетах фирмы и в кассе?
  • кто отвечает за анализ отклонений и внесение корректировок? 

Актуализация и внесение правок — Этап 3

Для достижения максимальной информативности календаря рекомендуется ежедневно вносить изменения, заменяя плановые цифры фактическими на основании выписок и кассового отчета. Еженедельная актуализация экономит время, но снижает ценность документа. 

Систематически проводите анализ полученной информации и отклонений от предполагаемых сумм. Такой подход гарантирует полный контроль финансового состояния организации, оценку сложностей с соблюдением бюджетных лимитов и предотвращение кассовых разрывов. На основании аналитических данных руководитель может изменить политику расчета с поставщиками, предотвратить нарушение сроков обязательных выплат, привлечь краткосрочные заемные средства или сократить расходы. 

Пример составления платежного календаря в Excel

Платежный календарь компании удобно составить, обновлять и дорабатывать в Excel таблицах. Вы можете скачать готовый шаблон и корректировать его под свои потребности или составить с нуля, учитывая рекомендации. 

  1. Выберите строки.
    Изначально заложите возможность иерархической структуры, используя группировку строк. Верхний уровень — сумма на начало периода, диапазон — статьи движения средств, последняя строка — конечное сальдо. Статьи удобно представлять по видам деятельности, что облегчит последующий анализ. Для каждого вида выделите две группы: поступления и вычеты. 
  2. Сформируйте столбцы.
    Для этого определите горизонт — период, на который составляется таблица. Рекомендованный срок — 5-6 недель или календарный месяц. Составляйте график на следующий период не позднее середины текущего. Не удаляйте данные о прошедших месяцах, они пригодятся для анализа повторяющихся пунктов.
  3. Заполните календарь.
    Вносите платежи строго по договорам, отражайте гарантированные суммы поступлений, учитывайте возможное опоздание на несколько дней. Пропишите в примечаниях контрагента для каждой транзакции, а также данные каждой операции, если суммируете их в общей ячейке. 

С ростом бизнеса использование таблиц станет затруднительным из-за количества транзакций. В таком случае задумайтесь о внедрении автоматических систем расчета. 

Как автоматизировать процесс работы с платежным календарем?

Автоматизация платежного календаря возможна, если идет в связке со всеми бизнес-процессами в организации. От внутренней структуры зависит насколько корректным и успешным будет автоматическое ведение плана расходов. Для этого необходимо использовать программное обеспечение, которое дает возможность: 

  • создавать счета для оплаты;
  • регистрировать все платежи;
  • формировать отчеты о движении денежных средств;
  • контролировать и согласовывать бюджеты, заявки на оплату;
  • разграничивать доступы по уровням ответственности. 

Использование платежного календаря в любом виде позволяет эффективно управлять финансами, избегать неприятных последствий и сохранять репутацию вашего бизнеса. 

Рейтинг