Электронная подпись налоговой: когда, кому и зачем получать

Подписывать документы и заключать соглашения стало удобно онлайн. Больше не нужно устраивать очные встречи и заполнять сотню бумажек: для заключения трудового договора достаточно сделать пару кликов в телефоне.

Электронная подпись позволяет владельцам бизнеса значительно упростить документооборот. Из этой статьи ты узнаешь все о применении электронной подписи на практике, а также поймешь, как получить электронную подпись самостоятельно.

Что такое ЭЦП

Это оцифрованная информация о физическом или юридическом лице, необходимая для подтверждения действительности документов и их защиты от внешних изменений посторонними. ЭП служит заменой обычной росписи и позволяет перенести бумажный документооборот в электронный формат.

Выделяют два вида ЭП:

• простая;
• усиленная. 

Усиленная подпись делится на квалифицированную и неквалифицированную — зависит от степени защиты и юридической значимости.

У ЭЦП есть срок годности: один год с момента выпуска, затем сертификат нужно обновлять.

Зачем нужна 

Использование ЭЦП позволяет перейти от бумажных документов к электронным, перенести определенную долю услуг в интернет и идентифицировать владельца подписи. Юрлица и индивидуальные предприниматели применяют такую подпись в следующих целях:

• подписывают трудовые договоры с соискателями;
• оформляют банковские услуги;
• сдают электронную отчетность в налоговую;
• участвуют в электронных торгах;
• взаимодействуют с государственными организациями.

Физические лица используют электронную подпись для:

• оформления услуг онлайн через портал «Госуслуги»;
• удаленного документооборота с работодателем;
• заверки доверенностей;
• подписания заявлений на поступление ребенка в садик, школу или университет.

Виды ЭЦП

• Простая
• Представлена комбинациями СМС-кодов, логинов или паролей
• Нужна для сайтов, предоставляющих товары и услуги в интернете
• Уязвима
• Нет аналогов ручной подписи

УНЭП

• Представляет собой криптографический ключ, записанный на USB-носителе
• Участвует в цифровом документообороте внутри организации, между партнерами
• Высокий уровень безопасности
• Нет аналогов ручной подписи

УКЭП

• Представляет собой криптографический ключ, записанный на USB-носителе
• Нужна для обмена значимыми юридическими документами
• Самый высокий уровень защиты
• Есть аналог ручной подписи

Простая ЭП — самый легкий способ защиты. Не имеет юридической силы и чаще всего используется для авторизации на сайтах или подтверждения совершаемого действия.

Усиленная неквалифицированная — обладает повышенным уровнем защиты и позволяет полностью идентифицировать пользователя. Однако государство не доверяет УНЭП, поэтому возможности для ее использования ограничены. 

Усиленная квалифицированная — самая весомая из всех ЭП, цифровой аналог ручной подписи. Принимается в государственных организациях, арбитражном суде, фиксирует налоговые декларации.

Расходы на ЭЦП

За оформление ЭП не нужно платить. Юридические и физические лица могут подать документы на выпуск электронной подписи абсолютно бесплатно. Но также в налоговую нужно предоставить носитель, на котором будет храниться цифровая информация. 

Этот носитель — токен — покупается отдельно. Он похож на обычную флешку и стоит от 1 500 рублей.

Как подписать документ

Для подписания документа потребуется программное обеспечение, зависящее от того, какой именно файл ты хочешь подписать.

PDF

Используй приложение «КриптоПро PDF». Оно идет совместно с программой для чтения PDF-файлов Adobe Reader. Инструкция по использованию:

1. Открой меню документа, выбери «Работа с сертификатами»;
2. Щелкни пункт «Подписание»;
3. Приложение предложит выбрать саму ЭП и место на документе, где она будет расположена.

MS Word

Для подписания документов в Word нужно установить плагин — «КриптоПро CSP» или «КриптоПро Office Signature». После этого: 

1. В меню «Файлы» открой раздел «Сведения». Найди кнопку «Добавить электронную подпись».
2. Откроется новое окно. Проверь данные сертификата, укажи цель подписания документа и нажми кнопку «Подписать».

Как проверить подлинность

Убедиться в подлинности можно тремя способами:

1. Воспользоваться специальным программным обеспечением. Например, сервисом «КриптоАРМ». Программа устанавливается на компьютер, после чего запускается проверка. Кстати, для получения результата достаточно бесплатной версии сервиса.
2. Открыть «Госуслуги». У каждой электронной подписи есть сертификат ключа, содержащий информацию о владельце, сроке действия и организации, которая выдавала ЭП. Для проверки необходимо загрузить сертификат в форму на «Госуслугах», и сайт укажет на его подлинность.
3. Использовать сервисы проверки в интернете. Некоторые удостоверяющие центры предоставляют такую услугу абсолютно бесплатно.

Могу ли я передать ЭЦП другому человеку

Не существует такого акта, где прописаны условия передачи подписи стороннему человеку. Теоретически, если ЭП окажется у третьего лица, это нарушит основное условие — конфиденциальность. Пользователя больше нельзя идентифицировать, следовательно, смысл использования ЭЦП теряется.

Нередко руководители передают свои электронные подписи подчиненным. Стоит понимать, что такой поступок — большой риск. Если сотрудник займется мошенничеством, вся ответственность за совершенные действия ляжет на начальника.

Что делать, если ЭЦП утеряна

Обратиться в удостоверяющий центр для отзыва сертификата в течение одного рабочего дня с момента обнаружения пропажи. УЦ ФНС аннулирует сертификат. В противном случае ты рискуешь нарваться на злоумышленников и потерять деньги, имущество или выгодные сделки.