Делегирование полномочий и ответственности в организации

Понятие делегирования предполагает передачу задания, ответственности и полномочий от руководителя к другому человеку и становится важным элементом управления компанией.  

Это многоступенчатый процесс, требующий правильной организации и корпоративной атмосферы, необходимый при росте и масштабировании бизнеса, ведь «Не я должен подчиняться работе, а работа должна подчиняться мне». 

Виды полномочий 

Основная суть делегирования — улучшение работы организации, и для получения результата следует не только передавать определенные задачи, но и понимать их тип для большего эффекта. 

Основные типа полномочий: 

1. Линейные — прямая передача заданий от начальника к подчиненному и далее по цепочке. Это иерархия управления, при которой должен быть выбран один из принципов делегирования: норма управляемости или единоначалие.
2. Аппаратные — использование конкретных специалистов.
   — Рекомендательные: консультация в узких вопросах; 
   — Координационные: принятие совместных организационных решений;
   — Контрольно-отчетные: осуществление проверки деятельности;

Как правильно делегировать полномочия и ответственность в организации?

Успешное делегирование ответственности в команде возможно при соблюдении принципов:

• Четкая формулировка ожиданий и результатов; 
• Своевременное определение ограничений;
• Сопоставление размера ответственности и полномочий; 
• Адекватная поддержка персонала по вопросам исполнения обязанностей; 
• Мотивация сотрудников;
• Контроль за процессом. 

Руководителю важно понимать, что стоит передать на исполнение персоналу, чтобы получить желаемый результат делегирования. Несмотря на индивидуальность и особенности управления разными бизнес-процессами, существует ряд случаев, при которых это необходимо: 

• Выполнение рутинных обязанностей, требующих больших временных затрат, внимательности и усидчивости. 
• Узкоспециализированные действия, которые лучше всего могут быть исполнены экспертами в этой области. 
• Второстепенные вопросы, возникающие спонтанно или регулярно, но не влияющие на развитие компании. 
• Подготовительная работа, включающая сбор сведений, данных, статистики, результатов исследований. 

Что не следует доверять подчиненным?

Управление предприятием требует вовлеченности в бизнес-процессы и контроля над функционированием компании. Именно поэтому часть полномочий нельзя переложить на других. 

• Стратегическое планирование — это первостепенная проблема руководства, в которую входит планирование роста, целей и политики компании. 
• Ответственные задачи — ведение переговоров, принятие решения о размещении предприятий и другие цели, от выполнения которых зависит работа организации. 
• HR-работа — решение об увольнении, принятии и повышении кадров должно контролироваться лично руководителем или отделом hr-специалистов. 
• Контроль деятельности.
• Мотивация — одобрение и поощрение работников является вопросом статуса и авторитета директората. 
• Полномочия, связанные с секретной и ограниченной информацией. 

Цели делегирования

Делегирование полномочий подчиненным — это основной инструмент эффективного менеджмента, который позитивно влияет на все ступени организации. Оно позволяет охватить большее количество важных вопросов. 

Причины делегирования: 

• Освобождение времени директора и управленцев для разработки развития производства;
• Эффективное и быстрое решение задач;
• Повышение значимости и инициативности работников; 
• Активизация и вовлечение персонала в процесс; 
• Мотивация на результат; 
• Улучшение работы подразделений организации;
• Создание корпоративной культуры. 

Этапы делегирования

1. Выбор поручения. 
   Определение вопросов, которые можно передать для сотрудников, не только с целью освобождения времени руководства, но и обучения персонала, создания сильной команды. 
2. Определение исполнителя. 
   На этом этапе нужно учитывать компетентность и загруженность персонала, зону его работы и ответственности, квалификацию. Делегирование не должно быть хаотичным и провоцировать нарушение психологической атмосферы. 
3. Разработка инструкции. 
   Полные, понятные и однозначные инструкции помогут донести цель коллективу и привести к нужному результату. 
4. Установление дедлайна. 
   Создайте контрольные точки для выполнения и конечный срок исполнения, но с учетом объема задач. 
5. Свобода исполнения. 
   Сотрудник должен понимать свои права на инициативу, проявление в рамках миссии и получить свободу для их реализации. 
6. Информирование
   Своевременное сообщение о переменах в управлении и поручении вопросов конкретным служащим или отделам помогает удержать организационную структуру. 
7. Контроль и обратная связь. 
   Руководителю необходимо отслеживать исполнение и предоставлять обратную связь при первой необходимости.  
8. Защита от возврата. 
   Руководитель должен позаботиться о защите от возврата полномочий и ответственности обратно, чтобы задача не осталась подвешенной, замедляя процесс производства и уничтожая основные цели и функции делегирования. 

5 основных правил делегирования полномочий подчиненным

К вопросу перенаправления обязанностей и прав сотрудникам нужно подходить с полным осознанием необходимости этого процесса для дальнейшего развития вашей компании, ведь ни один руководитель не может решать все вопросы самостоятельно. Соблюдая не только принципы, но и правила передачи полномочий вы сможете избежать самых распространенных ошибок. 

ТОП-5 правил делегирования

• Измените свое мышление и подход к проблеме. Не воспринимайте передачу полномочий как сбрасывание обязанностей и уменьшение собственной важности. 
• Не концентрируйте власть в одних руках. Распределяйте задания по разным подразделениям и лицам, поднимая общий командный дух и организованность, тем самым улучшая деятельность компании. 
• Составьте план и следуйте ему. Бизнес требует соблюдения порядков и дисциплины для результативного функционирования. Подробный план и инструкции помогут не только донести суть, но и облегчат выполнение. 
• Сопоставляйте обязанности и компетенции. Обязательно учитывайте не только квалификацию работника, но и его обычную рабочую загруженность. Реально оценивайте возможные сроки выполнения и закладывайте в план возможность ошибок на первоначальных этапах. 
• Принимайте ответственность. Важно, чтобы ответственность за поручение в большей степени лежала на том, кто его отдал. Это не избавляет сотрудника от обязательств, но и не перекладывает на него весь груз за постановку цели, выбор работника и результат. 

Типичные ошибки руководителя 

1. Полный отказ от делегирования. 
2. Передача чужих задач или тех, которые должны исполнятся непосредственно вами. 
3. Неправильный выбор исполнителя без учета его специфики работы. 
4. Несвоевременная постановка, установка дедлайна «нужно было вчера» или полное его отсутствие. 
5. Отсутствие приоритетов при постановке целей. 
6. Недостаточный либо отсутствующий инструктаж и обратная связь при исполнении обязанностей. 
7. Отсутствие документального подтверждения передачи полномочий. 
8. Дефицит мотивации и наград за решение дополнительных вопросов и достижения. 

При неправильном подходе и несоблюдении методов делегирования, руководитель «сваливает», а не передает проблемы подчиненным, тем самым ухудшая не только взаимоотношения в коллективе, но и значительно затормаживает деловые процессы. Действуя по принципу «хочешь сделать хорошо — сделай сам» невозможно повысить ценность компании и выйти на следующий уровень.

Выводы

Управление компанией — это сложный процесс, который требует не только понимание целей и задач производства, но и сотрудничества с командой. Делегирование необходимо в процессе роста бизнеса и при его масштабировании и является залогом правильной мотивации и трудовой организации в коллективе.
Оно позволяет освободить время для решения более масштабных стратегических миссий, требующих внимания руководителя, а также является хорошим инструментом для оценки квалификации и потенциальных возможностей персонала.