Делегирование полномочий и ответственности в организации
Понятие делегирования предполагает передачу задания, ответственности и полномочий от руководителя к другому человеку и становится важным элементом управления компанией.
Это многоступенчатый процесс, требующий правильной организации и корпоративной атмосферы, необходимый при росте и масштабировании бизнеса, ведь «Не я должен подчиняться работе, а работа должна подчиняться мне».
Виды полномочий
Основная суть делегирования — улучшение работы организации, и для получения результата следует не только передавать определенные задачи, но и понимать их тип для большего эффекта.
Основные типа полномочий:
- Линейные — прямая передача заданий от начальника к подчиненному и далее по цепочке. Это иерархия управления, при которой должен быть выбран один из принципов делегирования: норма управляемости или единоначалие.
- Аппаратные — использование конкретных специалистов.
— Рекомендательные: консультация в узких вопросах;
— Координационные: принятие совместных организационных решений;
— Контрольно-отчетные: осуществление проверки деятельности;
Как правильно делегировать полномочия и ответственность в организации?
Успешное делегирование ответственности в команде возможно при соблюдении принципов:
- Четкая формулировка ожиданий и результатов;
- Своевременное определение ограничений;
- Сопоставление размера ответственности и полномочий;
- Адекватная поддержка персонала по вопросам исполнения обязанностей;
- Мотивация сотрудников;
- Контроль за процессом.
Руководителю важно понимать, что стоит передать на исполнение персоналу, чтобы получить желаемый результат делегирования. Несмотря на индивидуальность и особенности управления разными бизнес-процессами, существует ряд случаев, при которых это необходимо:
- Выполнение рутинных обязанностей, требующих больших временных затрат, внимательности и усидчивости.
- Узкоспециализированные действия, которые лучше всего могут быть исполнены экспертами в этой области.
- Второстепенные вопросы, возникающие спонтанно или регулярно, но не влияющие на развитие компании.
- Подготовительная работа, включающая сбор сведений, данных, статистики, результатов исследований.
Что не следует доверять подчиненным?
Управление предприятием требует вовлеченности в бизнес-процессы и контроля над функционированием компании. Именно поэтому часть полномочий нельзя переложить на других.
- Стратегическое планирование — это первостепенная проблема руководства, в которую входит планирование роста, целей и политики компании.
- Ответственные задачи — ведение переговоров, принятие решения о размещении предприятий и другие цели, от выполнения которых зависит работа организации.
- HR-работа — решение об увольнении, принятии и повышении кадров должно контролироваться лично руководителем или отделом hr-специалистов.
- Контроль деятельности.
- Мотивация — одобрение и поощрение работников является вопросом статуса и авторитета директората.
- Полномочия, связанные с секретной и ограниченной информацией.

Цели делегирования
Делегирование полномочий подчиненным — это основной инструмент эффективного менеджмента, который позитивно влияет на все ступени организации. Оно позволяет охватить большее количество важных вопросов.
Причины делегирования:
- Освобождение времени директора и управленцев для разработки развития производства;
- Эффективное и быстрое решение задач;
- Повышение значимости и инициативности работников;
- Активизация и вовлечение персонала в процесс;
- Мотивация на результат;
- Улучшение работы подразделений организации;
- Создание корпоративной культуры.
Этапы делегирования
- Выбор поручения.
Определение вопросов, которые можно передать для сотрудников, не только с целью освобождения времени руководства, но и обучения персонала, создания сильной команды. - Определение исполнителя.
На этом этапе нужно учитывать компетентность и загруженность персонала, зону его работы и ответственности, квалификацию. Делегирование не должно быть хаотичным и провоцировать нарушение психологической атмосферы. - Разработка инструкции.
Полные, понятные и однозначные инструкции помогут донести цель коллективу и привести к нужному результату. - Установление дедлайна.
Создайте контрольные точки для выполнения и конечный срок исполнения, но с учетом объема задач. - Свобода исполнения.
Сотрудник должен понимать свои права на инициативу, проявление в рамках миссии и получить свободу для их реализации. - Информирование
Своевременное сообщение о переменах в управлении и поручении вопросов конкретным служащим или отделам помогает удержать организационную структуру. - Контроль и обратная связь.
Руководителю необходимо отслеживать исполнение и предоставлять обратную связь при первой необходимости. - Защита от возврата.
Руководитель должен позаботиться о защите от возврата полномочий и ответственности обратно, чтобы задача не осталась подвешенной, замедляя процесс производства и уничтожая основные цели и функции делегирования.
5 основных правил делегирования полномочий подчиненным
К вопросу перенаправления обязанностей и прав сотрудникам нужно подходить с полным осознанием необходимости этого процесса для дальнейшего развития вашей компании, ведь ни один руководитель не может решать все вопросы самостоятельно. Соблюдая не только принципы, но и правила передачи полномочий вы сможете избежать самых распространенных ошибок.
ТОП-5 правил делегирования
- Измените свое мышление и подход к проблеме. Не воспринимайте передачу полномочий как сбрасывание обязанностей и уменьшение собственной важности.
- Не концентрируйте власть в одних руках. Распределяйте задания по разным подразделениям и лицам, поднимая общий командный дух и организованность, тем самым улучшая деятельность компании.
- Составьте план и следуйте ему. Бизнес требует соблюдения порядков и дисциплины для результативного функционирования. Подробный план и инструкции помогут не только донести суть, но и облегчат выполнение.
- Сопоставляйте обязанности и компетенции. Обязательно учитывайте не только квалификацию работника, но и его обычную рабочую загруженность. Реально оценивайте возможные сроки выполнения и закладывайте в план возможность ошибок на первоначальных этапах.
- Принимайте ответственность. Важно, чтобы ответственность за поручение в большей степени лежала на том, кто его отдал. Это не избавляет сотрудника от обязательств, но и не перекладывает на него весь груз за постановку цели, выбор работника и результат.

Типичные ошибки руководителя
- Полный отказ от делегирования.
- Передача чужих задач или тех, которые должны исполнятся непосредственно вами.
- Неправильный выбор исполнителя без учета его специфики работы.
- Несвоевременная постановка, установка дедлайна «нужно было вчера» или полное его отсутствие.
- Отсутствие приоритетов при постановке целей.
- Недостаточный либо отсутствующий инструктаж и обратная связь при исполнении обязанностей.
- Отсутствие документального подтверждения передачи полномочий.
- Дефицит мотивации и наград за решение дополнительных вопросов и достижения.
При неправильном подходе и несоблюдении методов делегирования, руководитель «сваливает», а не передает проблемы подчиненным, тем самым ухудшая не только взаимоотношения в коллективе, но и значительно затормаживает деловые процессы. Действуя по принципу «хочешь сделать хорошо — сделай сам» невозможно повысить ценность компании и выйти на следующий уровень.
Выводы
Управление компанией — это сложный процесс, который требует не только понимание целей и задач производства, но и сотрудничества с командой. Делегирование необходимо в процессе роста бизнеса и при его масштабировании и является залогом правильной мотивации и трудовой организации в коллективе.
Оно позволяет освободить время для решения более масштабных стратегических миссий, требующих внимания руководителя, а также является хорошим инструментом для оценки квалификации и потенциальных возможностей персонала.