Должностные инструкции

Разработка и составление должностных инструкций позволяет эффективно распределить обязанности и оценить результаты работы. Ознакомьтесь с правилами разработки руководства.   

Актуальные рекомендации по порядку разработки и требованиям к документу облегчают трудоемкий процесс и помогут избежать типичных ошибок. 

Рекомендации по разработке должностных инструкций

Успешный бизнес заключается не только в хорошем проекте и продвижении, но и в квалифицированных работниках, эффективно решающих поставленные задачи. Для качественного выполнения работы нужно понимать цели, методы и награды за достижение целей. 

Должностная инструкция — это документ, четко регламентирующий обязанности, полномочия, права, квалификационные требования и поощрения. Он относится не к конкретному человеку, а к занимаемой им должности, и согласовывается с руководителями и юридическим отделом. 

Назначение должностоной инструкции — для каких целей используется? 

Задокументированные требования необходимы при росте и увеличении штата, так как позволяют рационально разделить труд, подобрать правильные кадры, контролировать выполнение, привлекать к дисциплинарной ответственности, защищать права работодателя и сотрудника. 

Наличие инструкции персонала позволяет: 

• Определить профессиональный образ и трудовые функции занимаемой должности; 
• Эффективно организовать деятельность;
• Обозначить стоимость рабочей силы, зависимо от квалификации и сложности;
• Облегчить обучение новичков;
• Исключить повторное выполнение работ разным персоналом; 
• Обеспечить взаимодействие между отделами и кадрами; 
• Объективно оценить деятельность служащих; 
• Обосновать взыскания при невыполнении обязанностей.

Когда должностная инструкция обязательна? 

Разработка инструкций специалистов — это право предпринимателя, а не долг, однако в ряде случаем их оформление необходимо. Именно они выступают в качестве организационно-правового документа при наложении взысканий, трудовых спорах и обращении в суд. 

Если их наличие не прописано для вашего предприятия, их отсутствие не расценивается как нарушение, но некоторые действия могут быть признаны незаконными (отказ соискателю по причине недостаточной квалификации, увольнение при неудовлетворительном прохождении испытательного срока, наложение штрафов и взысканий за невыполнение обязательств).  

Составление должностных инструкций предусмотрено законодательно-нормативными актами для отдельных категорий: 

• Частные охранники; 
• Аптечные фармацевты; 
• Медицинские сотрудники; 
• Персонал занятый при производстве, хранении, реализации молочных продуктов. 

Методы разработки должностной инструкции

Для начала необходимо изучить методические рекомендации по разработке должностных инструкций. В качестве основы лучше применить государственные нормативно-правовые акты и прописать полный список обязательств сотрудников, учитывая локальный статус, особенности организации, условия труда, права и ответственность руководителей и работников. Вы можете расширить установленные централизованно требования, если это необходимо для совершенствования деятельности компании или внедрения новых технических средств. 

Этапы составления должностной инструкции для персонала 

Бессмысленно пытаться прописать должностную инструкцию без утверждения организационной структуры, четко описанных бизнес-процессов и разбивки существующих должностей на категории, иначе разработка значительно усложняется, а конечный результат получается размытым.  

Оформить должностную инструкцию можно за 5 шагов: 

1. Подготовительный — оценка и определение круга ответственности, должностных единиц и организационного дерева компании. 
2. Разработка — наполнение, фиксация обязанностей, прав и поощрений. 
3. Согласование проекта. 
4. Утверждение. 
5. Ознакомление. 

Важно: Руководство для персонала должно отвечать на вопросы, а не ставить их, поэтому особое внимание уделите формулировке требований. Излишняя конкретика неуместна, как и применение общих фраз. 

Обеспечьте единый подход к разработке инструкций для разных должностей в рамках одного предприятия — построение, формулировка, содержание и последовательность разделов. 

Порядок утверждения и внесения должностной инструкции

Обязательная процедура — двухэтапное согласование документа. 

На первом этапе необходима консультация юристов для выявления возможных нарушений трудового кодекса.
На втором этапе согласовывают:

• Структурные подразделения фирмы, чтобы исключить дублирование обязанностей, информировать руководителей отделов о порядке взаимодействия между сотрудниками;
• Руководящий состав. 

Утверждение проводится полномочным лицом с указанием соответствующего приказа, заверением печатью и снятием копий для ознакомления. Документ вступает в силу сразу, однако требовать выполнения прописанных правил можно только после его полного прочтения, о чем работники предприятия сообщают росписью на соответствующем листе или специальном журнале. 

Пример содержания должностной инструкции

Должностная инструкция содержит несколько обязательных разделов: 

• Общая часть;

Здесь определяется место работника в организации, кадровая структура, квалификация (стаж, образование), профессиональные требования, цель работы и нормативные акты, обязательные к соблюдению. 

• Функциональные обязанности; 

Тут следует регламентировать объем и характер работ, четко сформулировать обязанности, согласно ТК РФ и локальным нормативным актам. Прописать дополнительные требования. Например, повышение профессионального уровня, образование и переподготовка. 

• Права;

Этим пунктом описывают права и полномочия, которыми наделен работник при выполнении работ, в том числе, использование определенных ресурсов (кадровых, финансовых, технических). 

• Ответственность; 

Предупреждение о юридической или административной ответственности при несоблюдении требований. Здесь необходимо перечислить возможные штрафы, депремирование или изменение оклада при нарушениях. 

• Взаимодействие;

Раздел, определяющий взаимоотношения между сотрудниками и разными подразделениями компании. Зачастую тут устанавливается субординация, подчинение и порядок замещения сотрудника. 

• Поощрения;

Необязательный, но рекомендованный пункт, в котором указываются формы возможного материального и морального поощрения: премии, ценные подарки, благодарности и грамоты. 

5 самых частых ошибок разработки и внедрения должностной инструкции

Разработка документа отделом кадров.

Составить должностную инструкцию должны специалисты каждого отдела, так как четко сформулировать задачи может только тот, кто хорошо понимает процесс и выполняемую работу. 

Противоречие законодательству. 

Нельзя включать пункты, противоречащие действующему ТК РФ и другим законодательным актам и положениям по организации труда. Например, в документе не может содержать пункт о необходимости сотрудника уволиться по определенным обстоятельствам, так как это не является трудовой функцией. 

Расширение форм ответственности персонала. 

Недопустимо взыскание дисциплинарных наказаний и штрафов, не предусмотренных и не регламентированных трудовым законодательством. Такие меры будут отменены органами власти, а работодатель привлечен к ответственности. 

Заведомо завышенные требования.

Оценка трудовой деятельности сотрудников должна соответствовать реальности и прописываться в соответствии со справочником, профессиональными стандартами и практической нормой выработки. 

Несоблюдение требований утверждения и ознакомления с должностной инструкцией. 

Обязательно утверждать работодателем, как и любой локальный нормативный документ. Ознакомление проводится сразу после утверждения, при приеме на работу, переводе на другую должность до подписания трудового договора. В ином случае вы не можете предъявить претензии о неполном или некачественном выполнении прописанных обязанностей. 

Образцы должностных инструкций

Рекомендуется найти и скачать актуальные примеры и заполнить шаблоны, изменяя их под особенности и требования вашей организации. Это сэкономит время на составление, позволит избежать частых ошибок в разработке и внедрении.