Карта рабочего дня


Карта рабочего дня — с ее помощью месячная выручка компании может увеличиться на 30%! Но для этого нужно понять, как пользоваться этим инструментом и какие нововведения в привычный рабочий уклад нужно внести. Работа будет строиться на основании нескольких простых этапов:

  • подготовка перечня существующих бизнес-процессов;
  • контроль действий сотрудников;
  • непосредственная подготовка карты рабочего дня и фотоотчета активности команды;
  • прояснение картины по активности;
  • подготовка рекомендаций и внедрение изменений.

Назначение

Карта рабочего дня — один из первых шагов к оптимизации процессов внутри компании. Это чек-лист, который включает главные этапы, которые проходит бизнес. Чтобы правильно его составить, нужно понимать, а что вообще происходит в разных отделах предприятия. Иногда руководитель не знает, чем занимаются менеджеры по продажам, какие операции и сделки находятся в завершенном, а какие в подвешенном состоянии. Он полагается на общую информацию, которую дают ему руководители подразделений. А зря! Нужно подробно изучить весь путь от лида к сделке, обращая при этом внимание на действия, которые предпринимают сотрудники.

Этот бизнес-процесс будет выглядеть так:

  1. Поиск потенциального клиента (подготовка клиентской базы и выявление из списка отдельного контакта).
  2. Первый контакт — звонок или письмо.
  3. Подготовка и отправка коммерческого предложения.
  4. Презентация товара или услуги.
  5. Обсуждение условий и подписание договора.
  6. Выставление счета.
  7. Выполнение условий договора.
  8. Контроль оплаты.

После того, как вы подробно расписали процессы, проанализируйте количество времени на их прохождение. Причем сделать это нужно через призму рабочего дня ответственного специалиста. Это поможет оптимизировать бизнес-процесс и вывести его на эталонный уровень. После этого можно переносить данные в CRM.

Повторимся: карта рабочего дня базируется на понимании протекающих в компании процессов. Причем оно должно быть доскональным, знать, что происходит в компании, в общих чертах, не получится. Все этапы должны быть подробно расписаны и зафиксированы в соответствующих документах. Если такой порядок в компании не заведен, то нужно просто подготовить файлы с перечнем обязанностей для специалистов. Это только кажется сложным, на самом деле, уложиться можно за пару дней. Делать это должен кто-то из руководителей (очевидно). Желательно, руководитель отдела при согласовании с генеральным директором (он всегда должен быть в курсе процессов).

Этапы в документе будут следующие:

  1. Лидогенерация. Подготовка базы из различных источников: поисковиков, социальных сетей, контекста, каталогов и т.д.
  2. Подготовка к заключению сделки: изучение прайса, формирование заявок, подготовка предложений.
  3. Продажа: звонок, личная встреча, переписка, отправка готового предложения, формирование и отправка счета на оплату.
  4. Документооборот: все, что связано с документацией — счетами, актами, накладными. Сюда же можно отнести логистические задачи.
  5. Форс-мажоры — они возникают в 90% случаев, даже если все выверено и четко. На этом этапе составляются претензии, создаются условия для разрешения конфликтов, происходит много коммуникаций с поставщиками.
  6. Подготовка отчетов. Их формирование, внесение в CRM, инициация собраний, обсуждение результатов.
  7. Личное время (отдых): обеденный перерыв, пятиминутная беседа с коллегами за кофе и т.д.

Не каждая из этих задач свойственная для менеджеров по продажам, но часто им приходится выполнять ряд сторонних действий. А наша цель — максимально приблизиться к реальности.

Зачем нужен этот список? Вы сможете сравнить идеальную картину (то, что в нем написано) с реальностью (тем, чем на самом деле занят сотрудник) и оценить его эффективность.

Как пользоваться

Документ с перечнем обязанностей готов. Можно переходить к подготовке карты рабочего дня. Она будет иметь вид таблицы, в которой четко прописаны задачи и время на их выполнение. Это распорядок дня, который знаком всем по школьному времени. Разница лишь в том, что дела здесь другие, а также приводятся комментарии того, кто этот распорядок составлял. 

Главные принципы при работе с картой дня:

  1. Менеджер не должен знать, что присутствует некоторое наблюдение. В противном случае он будет намеренно пытаться соответствовать распорядку, и эксперимент провалится. Пусть сотрудник работает в привычном ему режиме. А наблюдатель может внедриться в коллектив в качестве стажера и со стороны наблюдать за действиями менеджера.
  2. Таблица должна включать все действия, которые совершает член команды. Даже если это пятиминутки на чай или обед. Сюда же стоит относить решение личных вопросов, которые отвлекают от задач.
  3. Каждый сотрудник должен подвергаться такому контролю ежемесячно. При этом тратить на это нужно хотя бы пару дней. Но, к сожалению, не все руководители готовы выделять ресурсы.

А ведь это важно и влияет на результаты, к которым придет компания. Карта рабочего дня дает наглядное представление:

  • на чем сосредоточены подчиненные;
  • сколько времени им требуется на решение новых и привычных задач;
  • если ли среди них “зайцы”, которые притворяются занятыми, а по факту занимаются вне рабочими вопросами;
  • на что нужно больше усилий;
  • от каких функций можно отказаться без ущерба эффективности и т.д.

Как составить 

По итогам исследования выполняется обработка результатов. Все карты анализируются и по каждому виду деятельности выставляются временные границы, которые были получены. Задачи делятся на внутренние, центральные (непосредственно связанные с продажами), влияющие на процесс совершения продажи и личные (не имеющие отношения к работе). В результате проявляется вся картина, которая помогает определить пробелы в функционировании отдела и приступить к поиску их устранения.

Что дают полученные сведения

Многое. Например, вы получаете ответы на следующие вопросы:

  • Сколько времени сотрудники используют по назначению, а сколько — тратят на прокрастинацию?
  • Какие обязанности менеджеров имеют прямое отношение к объему выручки и выполнения плана по продажам?
  • Какой сотрудник более эффективен в выполнении определенных поручений?
  • Можно ли повысить результативность отдела?
  • Какова величина показателей самых сильных и слабых специалистов?
  • Какие есть пробелы в их деятельности?
  • Есть ли зависимость между качеством работы отдельных специалистов и общим планом отдела?
  • Влияет ли скорость взаимодействия с другими филиалами компании на работу конкретного отдела?

Самое сложное позади — ответы получены. Теперь нужно исправлять выявленные ошибки. Для этого нужно действовать, не отклоняясь от плана:

  1. Корректировка структуры филиала: перераспределение специалистов по отделам и степени квалификации, сокращение или расширение штата (в зависимости от потребностей).
  2. Изменение распорядка дня, контроль над эффективностью его соблюдения.
  3. Корректировка деловых процессов: избавление от ненужных, делегирование, поручение задач фрилансерам, использование автоматизированных систем.
  4. Фокус на главных функциях и их поручение отдельным ответственным лицам, а не всем сотрудникам отдела сразу.
  5. Внедрение идеальной карты, выстроенной на лучших менеджерах. Делать это нужно только после внесенных изменений.

Пример эффективного внедрения карты дня

На примере компании из сферы гостиничного бизнеса — можно увидеть, что грамотно выстроенная структура способна творить чудеса. Измерения показателей выполнялись два раза в месяц. Причем сотрудников контролировали в день максимальной загрузки и в рандомный день. Стало ясно, что эффективность хромает из-за перегруженности команды, которая, помимо своих функций, выполняла ряд сопутствующих. Делегирование помогло освободить их время и направить его на повышение числа заключаемых сделок.

Выводы

Карта рабочего дня — включает список всех задач команды: от старта взаимодействия с потенциальным клиентом до подписания договора. Это первый шаг в сторону автоматизации рутинных процессов и оптимизации усилий коллектива. 

Инструмент позволяет определить, куда тратится время и почему специалисты могут не успевать выполнять функции. Устранение этих недочетов помогает увеличить производительность и размер выручки.

5/5 - (1 голос)