Контроль персонала

Контроль работы сотрудников — первостепенная задача руководителя, так как это влияет на общую эффективность компании. Это комплекс мер, который принимается для координации действий персонала на всех уровнях и призван улучшить результаты и успешность бизнеса.  

Важно: положительный итог дает умеренная проверка процесса, а не слежка за людьми с применением «кнута». 

Зачем нужен контроль? 

Контролировать работу персонала необходимо и в моменте оценки результатов, и в ходе дел, ведь не каждый человек обладает достаточной мотивацией и ответственностью. В результате попустительства возможно появление проблем, халтуры и решение сторонних задач вместо основных. Внедрение комплекса идет на пользу:

  • руководителю, который уверен в надежности команды и развитии фирмы; 
  • работникам, понимающим требования к своей должности и мотивацию;
  • клиентам, получающим высокое качество обслуживание. 

Преимущества системы контроля за персоналом

  • повышение скорости и качества работы;
  • устранение слабых мест в команде и управлении;
  • комфортный микроклимат;
  • улучшение репутации фирмы и культуры договоренностей;
  • четкое соблюдение сроков и минимизация форс-мажоров;
  • легкое преодоление кризисных точек с надежной командой;
  • фиксирование успехов и достижений сотрудников. 

Краеугольный камень контроля персонала — своевременное обнаружение проблем, а также их устранение с помощью дополнительного обучения, перераспределения задач и постановки целей. 

Как организовать контроль?

Контроль персонала на предприятии может осуществляться в три этапа: 

  • предварительный — конкретная постановка задач с четким обозначением ожиданий, результатов и дедлайнов;
  • текущий контроль— фиксирование пройденных отрезков с оценкой действий команды, корректировка сроков, введение дополнительных задач и отчетов; 
  • итоговый — анализ результата с поощрением за своевременное и качественное выполнение или штрафными санкциями в случае провала. 

Важно помнить, что эффективный контроль персонала должен быть: стратегически направленным, действенным, гибким, системным, своевременным, простым в осуществлении, а также соответствовать виду деятельности. 

Используйте не только количественную оценку, но и качественную. Помимо основных показателей оценивайте зоны эффективности, динамику результативности, стиль работы и разницу между ведением дел у разных сотрудников. 

Правильная организация контроля персонала

Процедура контроля выстраивается на основе предварительного анализа, понимания задач и потенциально слабых мест. Хорошие результаты показывает внедрение цепочки действий, что включают в себя наблюдение с помощью техники и программ слежения, CRM-системы, а также мотивационные программы, разработанные с учетом особенностей работы и различия отделов. 

При правильной организации контроля над персоналом недомустипо чрезмерное наблюдение и слежение за каждым шагом работников, так как такие методы неоправданны и ведут к негативным последствиям, как для фирмы, так и для руководителя: 

  • падение мотивации сотрудника из-за отсутствия доверия;
  • неэффективное распределение времени руководителя, акцент на наблюдении, а не решении важных бизнес-задач;
  • ухудшение рабочей атмосферы и снижение показателей всей компании. 

Важно: Чрезмерная авторитарность директора, как и излишняя мягкость не позволяют грамотно выстроить контроль работы сотрудников. 

С помощью каких методов проводится контроль работы сотрудников?

Управление персоналом в организации может объединять в себе несколько методов контроля, однако применение всего доступного спектра не даст положительных изменений. 

Перед внедрением конкретных техник обдумайте несколько основных аспектов: 

  1. Формат
    — личное устное взаимодействие руководителя и сотрудника;
    — документальные отчеты о проделанной работе;
    — использование программного обеспечения от таблиц Excel до CRM-системы. 
  2. Время 
    — оценка понимания и планов до начала решения задач;
    — сверка этапов проделанной работы с поставленными целями; 
    — проверка по факту выполнения. 
  3. Гласность
    — открытый публичный контроль;
    — проверка в тайне от персонала;
  4. Территориальность (работа, отдых, жизнь) 
  5. Структуризация (отдел, команда, конкретный работник) 

Разобрав каждый из этих пунктов, руководитель составит общее представление о том, что он хочет внедрить в свой бизнес. Это облегчит последующий выбор актуальных методов контроля персонала в соответствии с видом деятельности и общими принципами работы предприятия. 

ТОП-10 самых эффективных способов контроля персонала

  1. Собрания 
    Планерки — это не пережиток прошлого и не рутинное занятие, а рабочая тема. Основная функция собрания — постоянная мотивация сотрудников, отслеживание прогресса и анализ критичных точек в процессе решения задач. К тому же, это хорошее время для брифинга и командного мозгового штурма, что позитивно сказывается на корпоративной атмосфере.
  2. Видеомониторинг
    Интегрированные системы безопасности включают видеоконтроль за территорией, защищая ее от несанкционированного доступа, а также служат одним из эффективных методов наблюдения за рабочим процессом. Это поможет избежать непродуктивного использования времени, частых отлучек, нарушения в исполнении скриптов в режиме реального времени. Для съемки необходимо получить разрешение от персонала.
  3. CRM-системы
    Современное программное обеспечение облегчает стратегическое планирование, взаимодействие с покупателями и оптимизирует многие маркетинговые задачи, в том числе аналитические функции дают руководителю возможность отслеживать показатели компании, отдела и конкретного сотрудника.
  4. Учет действий на ПК
    Эффективный метод контроля офисных работников — программы для слежения за компьютером, которые фиксируют время прихода и ухода, отлучки, выполненные действия, а также позволят отсмотреть историю посещений и заблокировать нежелательные сайты и приложения. Системы могут быть синхронизированы с ip-телефонией, мессенджерами и другими корпоративными приложениями, что позволяет составить полный анализ эффективности рабочего процесса и минимизировать возможность нарушений.
  5. Тайный покупатель
    В сфере продаж одним из лучших видом контроля менеджеров остается внедрение тайного покупателя. Таким образом вы можете отследить все этапы взаимодействия с клиентом, выявить нарушения в корпоративной этике, использовании скриптов и оценить эффективность конкретного продавца. Важно фиксировать весь процесс на диктофон, чтобы избежать двойной трактовки действий.
  6. Ключевые показатели эффективности
    Это способ автоматического контроля, когда нормативы или конкретные KPI выставляются заранее, которых сотрудник должен достигнуть за определенный период. Если норма выполнена это свидетельствует о результативности сотрудников. Не стоит слишком завышать планку и ставить невыполнимые цифры. В этом разрезе хорошо себя показывают и мотивационные доски для отдела, где в течение отрезка времени отмечаются все достижения.
  7. Прослушивание телефона
    Обычная практика для call-центров — запись всех разговоров с клиентами. Этот метод позволяет оценить разговор менеджера и потребителя, эффективность используемых скриптов, решить спорные ситуации при наличии жалоб или неудовлетворенности работой сотрудника. Запись и управление звонками осуществляется автоматически с использованием crm-систем. Для отслеживания общения в мессенджерах нужно другое программное обеспечение.
  8. Отчетность
    Создание отчета помогает сотруднику зафиксировать достижения и четко сформировать видение на проделанную и предстоящую работу, а для руководителя проконтролировать направление и результаты работы. Отчет может быть еженедельным, ежедневным или по каждой выполненной задаче. Чтобы не превращать процесс контроля в бесконечное заполнение бумаг, можно также использовать crm-системы, где отчет можно сформировать автоматически. 
  9. GPS-отслеживание
    Актуальный вид контроля сотрудников в компаниях, занимающимися грузоперевозками или предполагающими выезд менеджера к клиенту. Такой трекер позволяет определять израсходованное топливо, показывает маршрут движения, незапланированные отлучки и общее поведение сотрудников.
  10. Проверка знаний
    Регулярные экзамены дают реальное понимание о профессиональной подготовке персонала, слабых местах и необходимости дополнительного обучения работников. Это мотивирует к детальному изучению корпоративных сценариев, должностных инструкций и других нормативных требований. 

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Нанести вред для компании может и полное отсутствие процедуры контроля, и ее чрезмерности. Часто непродуманная стратегия приводит к повторению частых ошибок руководителей: 

  • хаотичность — выполняется бессистемно, вызывает хаос в рабочем процессе, не способствует мотивации; 
  • шпионаж — полностью скрытое наблюдение, а также поощрения слежки друг за другом провоцируют недоверие, недружелюбную атмосферу в команде и снижают продуктивность. В некоторых ситуациях скрытый контроль запрещен на законодательном уровне. 
  • обезличенность — единые нормы и критерии оценки для всех отделов в большой компании не отражают настоящее положение дел, разделение обязанностей и ответственности. 
  • отсутствие обратной связи — руководство следит за работой, но не сообщает о результатах проверки. Нет системы мотивации, понимания о верном направлении движения и возможных путях улучшения. 

Контролировать работу персонала — это не простая задача, но ее реализация одинаково полезна для руководителя, сотрудника и клиента. 

Рейтинг