Может ли бизнес приносить прибыль без постановки задач и целей? В любом деле необходимо развитие, корпоративная стагнация приводит к неконкурентоспособности. Без системного подхода к планированию и постановки целей развития быть не может. Компания будет не способна подстраиваться под меняющиеся условия, а значит, просуществует недолго.
Что такое план работ в организации
План работ — документ с перечнем целей и способов их достижения. Он необходим для того, что как можно лучше организовать деятельность компании. В документе содержится следующая информация:
цели в численных показателях;
список действий, ведущих к их достижению;
список лиц, которые ответственны за выполнение действий;
сроки достижения цели.
Грамотно сформулированная цель — ключевое условие ее достижения.
Что дает компании правильно выстроенный план работ:
выработку адекватной возможностям компании стратегии;
своевременное планирование финансовых, человеческих и других ресурсов;
перераспределение ресурсов на более перспективные направления;
проверку работ и корректировку стратегии по ходу продвижения;
мотивация персонала.
Главную роль в планировании работы организации играет собственник, который также принимает на себя все связанные с этим риски. В теории владелец компании может пожелать 100% рынка, однако в таком случае он должен быть готов к крупным инвестициям в ее развитие и крупной убыточности. При формировании целей нужно опираться на реалии рынка и финансовые возможности компании.
Разновидности планов
Планы работ классифицируются по нескольким признакам. Чаще всего во внимание принимается время исполнения. Планирование может быть кратко-, средне- и долгосрочным.
Классификация по целям делит план на тактический и стратегический. Также часто его делят на подвиды в зависимости от направления работы компании: кадровой политики, соцсферы, издержек и т.д.
При этом можно планировать организацию работы на любом уровне:
деятельность всей компании — здесь формулируются главные цели;
конкретного отдела;
отдельного сотрудника.
При этом для компании и отделов можно составлять как долгосрочные, так и краткосрочные цели, а для сотрудников — прописывать планы на день, несколько дней или месяц.
Как формируется план работ — основные принципы
определение необходимости стратегии — она возникает исходя из экономических условий рынка;
наличие сформулированной цели — лучше всего это делать по технике SMART, которая позволяет выражать все в числовых значениях и устанавливать сроки достижения;
обоснованность цифр — цель должна соответствовать имеющимся у компании ресурсам;
гибкость — внезапные изменения не должны влиять на достижение цели;
обязательность — цели должны быть достигнуты в соответствии со стратегией;
разветвленность — у каждого этапа должен быть альтернативный вариант.
Если план прописывается для всей организации, то нужно включить в него все структурные подразделения. При этом цели отделов не должны противоречить друг другу.
Порядок составления плана
Предложенный алгоритм подходит для любого плана. Прежде всего, нужно определить перечень вероятных проблем. С этой целью проводится SWOT-анализ.
На следующем этапе формируются цели работ. Крупную цель можно разделить на несколько мелких. Также составляется список ресурсов, которые есть в наличии или будут куплены.
Затем определяются проблемы, которые могут помешать. Оценка рисков выполняется по двум критериям — степени вероятности возникновения и влияния на работу организации.
На завершающем этапе переходят к составлению документа. Он содержит:
Вступительную часть и комментарий к ней — здесь объясняется необходимость нововведения и специфика проекта.
Перечень мероприятий со сроками реализации и ответственными. Его можно оформить как в текстовом, так и в графическом формате.
Описание мероприятия.
Основная часть не может быть составлена без определения срока проведения мероприятий. Учитываются три периода:
начало проведения мероприятия;
время его окончания;
резервное время.
В последнем блоке содержится подробные пояснения по мероприятиям. Например, прописывается порядок действий, которые нужно провести на промежуточных этапах.
Контроль за выполнением плана
Залог достижения цели — промежуточный контроль. Он может выполняться посредством регулярных отчетов со стороны сотрудников. Основные показатели неспроста определяются на этапе целеполагания — они необходимы для сбора отчетности с ответственных лиц. Сотрудники должны быть мотивированы на достижение целей, поэтому при завершении каждого этапа им рекомендуется давать премии.
Советы по продуктивному планированию:
Не стоит зацикливаться на деталях. Сначала лучше обращать внимание на сложные задачи, а уже потом — на простые.
Все задачи нужно отражать в одном документе, а цели распределить по направлениям работы или срочности их выполнения.
Не устанавливать слишком сжатых сроков. Нужно реально оценивать силы и время.
Документ должен содержать только актуальные задачи.
План должен основываться на цели. Ресурсы для ее достижения ищутся в процессе.
Промежуточный контроль — он позволяет не упустить ни одного пункта и оперативно корректировать решения в соответствии с изменяющимися условиями.
План должен быть всегда на виду. Идеальный вариант — ежедневное планирование в автоматическом режиме.
Визуализация целей и способов их достижения. Наглядность помогает в решении задачи. Популярный метод визуализации — календарь мероприятий.
Планирование — рутинный процесс. К нему относятся формально, а значит и о достижении целей говорить не стоит. В идеальной картине планирование — основа взаимодействия внутри компании.
Руководство ставит цели и намечает курс для их достижения. Сотрудники знают, что делать, поэтому работа становится эффективнее. В противном случае, компания действует хаотично и нерезультативно.
План — обязательный элемент работы сотрудников. Он помогает оценить качество работы каждого подразделения и грамотно принимать управленческие решения.
