Выбор цветового оформления сайта
План работ
6 мин

План работ в организации

Может ли бизнес приносить прибыль без постановки задач и целей? В любом деле необходимо развитие, корпоративная стагнация приводит к неконкурентоспособности. Без системного подхода к планированию и постановки целей развития быть не может. Компания будет не способна подстраиваться под меняющиеся условия, а значит, просуществует недолго.

Что такое план работ в организации

План работ — документ с перечнем целей и способов их достижения. Он необходим для того, что как можно лучше организовать деятельность компании. В документе содержится следующая информация:

  • цели в численных показателях;
  • список действий, ведущих к их достижению;
  • список лиц, которые ответственны за выполнение действий;
  • сроки достижения цели.
Как запланировать работу
Грамотно сформулированная цель — ключевое условие ее достижения. 

Что дает компании правильно выстроенный план работ:

  • выработку адекватной возможностям компании стратегии;
  • своевременное планирование финансовых, человеческих и других ресурсов;
  • перераспределение ресурсов на более перспективные направления;
  • проверку работ и корректировку стратегии по ходу продвижения;
  • мотивация персонала. 

Главную роль в планировании работы организации играет собственник, который также принимает на себя все связанные с этим риски. В теории владелец компании может пожелать 100% рынка, однако в таком случае он должен быть готов к крупным инвестициям в ее развитие и крупной убыточности. При формировании целей нужно опираться на реалии рынка и финансовые возможности компании.

Разновидности планов

Планы работ классифицируются по нескольким признакам. Чаще всего во внимание принимается время исполнения. Планирование может быть кратко-, средне- и долгосрочным.

Классификация по целям делит план на тактический и стратегический. Также часто его делят на подвиды в зависимости от направления работы компании: кадровой политики, соцсферы, издержек и т.д.

При этом можно планировать организацию работы на любом уровне:

  • деятельность всей компании — здесь формулируются главные цели;
  • конкретного отдела;
  • отдельного сотрудника.

При этом для компании и отделов можно составлять как долгосрочные, так и краткосрочные цели, а для сотрудников — прописывать планы на день, несколько дней или месяц.

Как формируется план работ — основные принципы

  • определение необходимости стратегии — она возникает исходя из экономических условий рынка;
  • наличие сформулированной цели — лучше всего это делать по технике SMART, которая позволяет выражать все в числовых значениях и устанавливать сроки достижения;
  • обоснованность цифр — цель должна соответствовать имеющимся у компании ресурсам;
  • гибкость — внезапные изменения не должны влиять на достижение цели;
  • обязательность — цели должны быть достигнуты в соответствии со стратегией;
  • разветвленность — у каждого этапа должен быть альтернативный вариант.

Если план прописывается для всей организации, то нужно включить в него все структурные подразделения. При этом цели отделов не должны противоречить друг другу.

Порядок составления плана

Порядок составления плана

Предложенный алгоритм подходит для любого плана. Прежде всего, нужно определить перечень вероятных проблем. С этой целью проводится SWOT-анализ.

На следующем этапе формируются цели работ. Крупную цель можно разделить на несколько мелких. Также составляется список ресурсов, которые есть в наличии или будут куплены.

Затем определяются проблемы, которые могут помешать. Оценка рисков выполняется по двум критериям — степени вероятности возникновения и влияния на работу организации.

На завершающем этапе переходят к составлению документа. Он содержит:

  • Вступительную часть и комментарий к ней — здесь объясняется необходимость нововведения и специфика проекта.
  • Перечень мероприятий со сроками реализации и ответственными. Его можно оформить как в текстовом, так и в графическом формате.
  • Описание мероприятия.

Основная часть не может быть составлена без определения срока проведения мероприятий. Учитываются три периода:

  • начало проведения мероприятия;
  • время его окончания;
  • резервное время. 

В последнем блоке содержится подробные пояснения по мероприятиям. Например, прописывается порядок действий, которые нужно провести на промежуточных этапах.

Контроль за выполнением плана

Залог достижения цели — промежуточный контроль. Он может выполняться посредством регулярных отчетов со стороны сотрудников. Основные показатели неспроста определяются на этапе целеполагания — они необходимы для сбора отчетности с ответственных лиц. Сотрудники должны быть мотивированы на достижение целей, поэтому при завершении каждого этапа им рекомендуется давать премии.

Советы по продуктивному планированию:

  • Не стоит зацикливаться на деталях. Сначала лучше обращать внимание на сложные задачи, а уже потом — на простые.
  • Все задачи нужно отражать в одном документе, а цели распределить по направлениям работы или срочности их выполнения.
  • Не устанавливать слишком сжатых сроков. Нужно реально оценивать силы и время.
  • Документ должен содержать только актуальные задачи.
  • План должен основываться на цели. Ресурсы для ее достижения ищутся в процессе.
  • Промежуточный контроль — он позволяет не упустить ни одного пункта и оперативно корректировать решения в соответствии с изменяющимися условиями.
  • План должен быть всегда на виду. Идеальный вариант — ежедневное планирование в автоматическом режиме.
  • Визуализация целей и способов их достижения. Наглядность помогает в решении задачи. Популярный метод визуализации — календарь мероприятий.

Планирование — рутинный процесс. К нему относятся формально, а значит и о достижении целей говорить не стоит. В идеальной картине планирование — основа взаимодействия внутри компании. 

Руководство ставит цели и намечает курс для их достижения. Сотрудники знают, что делать, поэтому работа становится эффективнее. В противном случае, компания действует хаотично и нерезультативно.

План — обязательный элемент работы сотрудников. Он помогает оценить качество работы каждого подразделения и грамотно принимать управленческие решения.

Комментарии

Читайте по теме