План работ в организации

Может ли бизнес приносить прибыль без постановки задач и целей? В любом деле необходимо развитие, корпоративная стагнация приводит к неконкурентоспособности. Без системного подхода к планированию и постановки целей развития быть не может. Компания будет не способна подстраиваться под меняющиеся условия, а значит, просуществует недолго.

Что такое план работ в организации

План работ — документ с перечнем целей и способов их достижения. Он необходим для того, что как можно лучше организовать деятельность компании. В документе содержится следующая информация:

  • цели в численных показателях;
  • список действий, ведущих к их достижению;
  • список лиц, которые ответственны за выполнение действий;
  • сроки достижения цели.

Грамотно сформулированная цель — ключевое условие ее достижения. 

Что дает компании правильно выстроенный план работ:

  • выработку адекватной возможностям компании стратегии;
  • своевременное планирование финансовых, человеческих и других ресурсов;
  • перераспределение ресурсов на более перспективные направления;
  • проверку работ и корректировку стратегии по ходу продвижения;
  • мотивация персонала. 

Главную роль в планировании работы организации играет собственник, который также принимает на себя все связанные с этим риски. В теории владелец компании может пожелать 100% рынка, однако в таком случае он должен быть готов к крупным инвестициям в ее развитие и крупной убыточности. При формировании целей нужно опираться на реалии рынка и финансовые возможности компании.

Разновидности планов

Планы работ классифицируются по нескольким признакам. Чаще всего во внимание принимается время исполнения. Планирование может быть кратко-, средне- и долгосрочным.

Классификация по целям делит план на тактический и стратегический. Также часто его делят на подвиды в зависимости от направления работы компании: кадровой политики, соцсферы, издержек и т.д.

При этом можно планировать организацию работы на любом уровне:

  • деятельность всей компании — здесь формулируются главные цели;
  • конкретного отдела;
  • отдельного сотрудника.

При этом для компании и отделов можно составлять как долгосрочные, так и краткосрочные цели, а для сотрудников — прописывать планы на день, несколько дней или месяц.

Как формируется план работ — основные принципы

  • определение необходимости стратегии — она возникает исходя из экономических условий рынка;
  • наличие сформулированной цели — лучше всего это делать по технике SMART, которая позволяет выражать все в числовых значениях и устанавливать сроки достижения;
  • обоснованность цифр — цель должна соответствовать имеющимся у компании ресурсам;
  • гибкость — внезапные изменения не должны влиять на достижение цели;
  • обязательность — цели должны быть достигнуты в соответствии со стратегией;
  • разветвленность — у каждого этапа должен быть альтернативный вариант.

Если план прописывается для всей организации, то нужно включить в него все структурные подразделения. При этом цели отделов не должны противоречить друг другу.

Порядок составления плана

Предложенный алгоритм подходит для любого плана. Прежде всего, нужно определить перечень вероятных проблем. С этой целью проводится SWOT-анализ.

На следующем этапе формируются цели работ. Крупную цель можно разделить на несколько мелких. Также составляется список ресурсов, которые есть в наличии или будут куплены.

Затем определяются проблемы, которые могут помешать. Оценка рисков выполняется по двум критериям — степени вероятности возникновения и влияния на работу организации.

На завершающем этапе переходят к составлению документа. Он содержит:

  • Вступительную часть и комментарий к ней — здесь объясняется необходимость нововведения и специфика проекта.
  • Перечень мероприятий со сроками реализации и ответственными. Его можно оформить как в текстовом, так и в графическом формате.
  • Описание мероприятия.

Основная часть не может быть составлена без определения срока проведения мероприятий. Учитываются три периода:

  • начало проведения мероприятия;
  • время его окончания;
  • резервное время. 

В последнем блоке содержится подробные пояснения по мероприятиям. Например, прописывается порядок действий, которые нужно провести на промежуточных этапах.

Контроль за выполнением плана

Залог достижения цели — промежуточный контроль. Он может выполняться посредством регулярных отчетов со стороны сотрудников. Основные показатели неспроста определяются на этапе целеполагания — они необходимы для сбора отчетности с ответственных лиц. Сотрудники должны быть мотивированы на достижение целей, поэтому при завершении каждого этапа им рекомендуется давать премии.

Советы по продуктивному планированию:

  • Не стоит зацикливаться на деталях. Сначала лучше обращать внимание на сложные задачи, а уже потом — на простые.
  • Все задачи нужно отражать в одном документе, а цели распределить по направлениям работы или срочности их выполнения.
  • Не устанавливать слишком сжатых сроков. Нужно реально оценивать силы и время.
  • Документ должен содержать только актуальные задачи.
  • План должен основываться на цели. Ресурсы для ее достижения ищутся в процессе.
  • Промежуточный контроль — он позволяет не упустить ни одного пункта и оперативно корректировать решения в соответствии с изменяющимися условиями.
  • План должен быть всегда на виду. Идеальный вариант — ежедневное планирование в автоматическом режиме.
  • Визуализация целей и способов их достижения. Наглядность помогает в решении задачи. Популярный метод визуализации — календарь мероприятий.

Планирование — рутинный процесс. К нему относятся формально, а значит и о достижении целей говорить не стоит. В идеальной картине планирование — основа взаимодействия внутри компании. 

Руководство ставит цели и намечает курс для их достижения. Сотрудники знают, что делать, поэтому работа становится эффективнее. В противном случае, компания действует хаотично и нерезультативно.

План — обязательный элемент работы сотрудников. Он помогает оценить качество работы каждого подразделения и грамотно принимать управленческие решения.
3.5/5 - (2 голоса)