Планёрка с сотрудниками

Планерка — это короткое собрание сотрудников компании, на котором проходит обсуждение текущих дел на предприятии и составление стратегии дальнейшего развития. Планерки проводятся еженедельно, один или два раза.

Не всегда планерки бывают эффективными — многие просто не умеют правильно проводить рабочие встречи. Несмотря на то, что гаджеты и мессенджеры прочно вошли в нашу жизнь, они не заменяют живого общения и не могут сравниться с ним по результативности.

Зачем нужна планерка

Планерка проводится для обсуждения важных тем, которые необходимо поднять при коммуникации с персоналом. Обычно такие совещания требуют обратной связи от сотрудников.

Важное правило планерки — незначительное время проведения. Обычно планерки занимают около 15-30 минут. В редких случаях они проходят на протяжении двух часов, но это уже, скорее, не планерка, а совещание.

Вопросы, которые могут подниматься на планерке:

  • корректировка рабочих процессов;
  • текущие дела и варианты их решений;
  • общая коммуникация отделов компании, которая помогает оценить общую картину в компании;
  • распределяются ответственные на выполнение конкретных задач;
  • анализ возникающих трудностей и поиск путей их решения;
  • премирование специалистов.

Виды планерок

Перед тем, как приняться за подготовку регламента планерки, нужно понять, к какому виду она будет относиться. Как правило, их делят по временному критерию: 

  1. Ежедневные — проводятся перед началом рабочего дня, длительность — от 5 до 15 минут.
  2. Еженедельные — проводятся либо в начале, либо в конце недели и посвящены подведению итогов и постановке задач на следующий отчетный период.
  3. Ежемесячные — их длительность чуть больше, чем у планерок предыдущих видов. Здесь проводится анализ показателей и подводятся итоги всего месяца.
  4. Внеплановые — такие планерки тоже можно проводить. Это экстренные встречи, когда требуется быстрое вмешательство в рабочие процессы и стабилизация вышедшей из-под контроля ситуации.

Правила проведения 

Эффективность проведения коротких собраний зависит от соблюдения правил их проведения. Если никакого общего регламента нет, планерки могут не быть результативными, это будет не собрание для решения важных вопросов, а бесполезная беседа. Правил проведения — множество, мы же приведем лишь общие моменты, которые требуют внимания:

  1. Встреча должно быть регламентирована. Во главе угла должны быть обязательные к обсуждению вопросы, никаких дополнительных тем во время собрания поднимать не стоит. Если участники отклонились от регламента, необходимо прервать их и вернуть к изначальной повестке собрания.
  2. Каждый участник должен понимать, что будет обсуждаться. Для этого еще до начала собрания их следует оповестить о повестке дня. 
  3. Каждый вопрос должен быть проработан детально. Поверхностное обсуждение должного эффекта не принесет. Лучше каждый день тратить по 15 минут на проработку каждой проблемы отдельно, чем потратить целый час на рассмотрение всех вопросов сразу.
  4. Важно следить за временем — лучше чтобы это делал один ответственный за это человек.
  5. Важно выслушивать мнение всех участников планерки, не допуская излишней активности одного и того же специалиста.
  6. На совещании должен присутствовать секретарь или другое ответственное лицо, которое будет протоколировать основные тезисы.
  7. По итогу планерки должен быть составлен план действий и список тех, кто будет работать над его воплощением в жизнь. Не стоит возлагать ответственность на одного специалиста, важно уметь делегировать задачи и посвящать в дела всех сотрудников компании, даже если они не имеют отношения запланированным работам.

План проведения: пример планерки

План проведения планерки у каждой организации свой. Скажем больше: даже внутри одной компании по отделам порядок проведения собрания будет разным. Это зависит от специфики предприятия — она очень влияет на процесс.

Чтобы составить план проведения планерки, достаточно придерживаться следующих правил:

  • составьте перечень вопросов, необходимых к обсуждению;
  • подготовьте тайминг, в котором пропишите, сколько времени отводится на обсуждение каждой темы;
  • выпишите тезисы по каждому вопросу — так вы не забудете ни одной важной детали;
  • подумайте, о чем хотите сказать в начале и в конце собрания;
  • определите круг лиц, которые будут помогать в проведении планерки, например, вести протокол.

Примерный план проведения планерки может быть следующим:

  • повестка дня и длительность встречи;
  • анализ результатов, достигнутых за отчетный период, подведение итогов;
  • предложения по повышению эффективности работы отделов или компании;
  • премирование сотрудников;
  • выявление ошибок отдельных сотрудников и поиск путей повышения их производительности;
  • введение изменений в работу компании;
  • постановка целей на новый отчетный период.

Проведение виртуальных планерок

Не все сотрудники будут присутствовать на планерке физически. Например, специалисты из другого филиала не могут приехать на собрание к вам в кабинет. Что делать в таком случае? 

Сразу оговоримся, отменять проведение планерок не стоит. Помогут современные средства виртуальной связи. Однако у таких планерок есть свои особенности:

  1. Для удаленной связи должен быть хороший стабильный интернет, который не будет прерывать собрание. Чтобы убедиться в качестве связи, проведите тестовый звонок за полчаса до собрания. Обратите внимание на звук, изображение и другие моменты.
  2. Если есть технические неполадки, собрание лучше перенести до устранения ошибок. Если собрание срочное, лучше поискать варианты оперативного устранения ошибок или выбрать другой способ связи.
  3. Чтобы представить информацию наглядно, проводить совещание лучше с помощью презентации.
  4. В ходе совещания задавайте уточняющие вопросы, чтобы понимать, слушают ли вас участники совещания или им пришлось его покинуть из-за проблем со связью.
  5. Не забывайте про время. Формулируйте вопросы четко и коротко, ведь на каждый из них отведено определенное время. Включайте слушателей в беседу — монолог быстро утомляет, а значит внимание слушателей быстро рассеивается.

Как проверить эффективность собрания 

Каждое действие должно иметь результат — особенно в бизнесе. Как понять, что планерка прошла эффективно? Будут ли достигнуты цели и решены задачи? 

Для оценки эффективности собрания можно использовать следующие показатели:

  • все задания распределены между отделами и отдельными сотрудниками, сроки их выполнения установлены, все понимают, в чем заключается их работа, как получить результат;
  • задачи решаются уже к следующему собранию: про них не забывают — это обязательное условие;
  • персонал активно взаимодействует друг с другом как в ходе планерки, так и после ее завершения, вопросы обсуждаются активно и всеми членами коллектива;
  • все вопросы, которые были в плане совещания, удалось рассмотреть;
  • сотрудники используют протоколы собрания в своей работе, они помогают им в получении важной информации.

Чтобы добиться максимальной эффективности проведения планерок, можно спросить у сотрудников компании напрямую — было ли обсуждение полезно, чем оно им помогло, что стоит добавить в следующее такое собрание. Персонал может предложить интересные идеи, которые легко внедрить в работу команды и сделать ее продуктивнее.

Причины неэффективности планерок

Не всегда планерка проходит так, как хотелось бы руководству. Есть моменты, которые влияют на эффективность собрания. Иногда это зависит даже от степени влияния руководства на коллектив, его авторитета. Также продуктивность коллективной работы может быть снижена, потому что:

  • Проведение собрания не систематизировано. Сотрудники опаздывают на встречу, они не понимают, зачем это собрание нужно. Чтобы решить эту проблему, нужно замотивировать персонал и прислушиваться к обратной связи.
  • На планерки присутствуют сотрудники, которых обсуждаемые вопросы не касаются. Из-за этого лица, чьем мнение значимо, не успевают высказаться  эффективность собрания падает. Лучше приглашать только целевые отделы и специалистов — так продуктивность встречи повысится в разы.
  • Нет подготовки. Тема придумывается на ходу, а сама планерка проводится лишь ради планерки. Если вам нечего сказать — лучше обойтись без собрания. Если же какие-то вопросы нужно обсудить, стоит подготовить их перечень до начала проведения мероприятия.
  • Собрание долгое, скучное и неинтересное. Монотонная речь утомляет, сотрудники начинают дремать и информация проходит мимо. Лучше сделать посыл кратким и емким, акцентируя внимание участников на важных моментах — 20 листов протокола зачитывать не нужно, это никому не пригодится.

Чем интересней и важнее информация, обсуждаемая на планерках, тем выше их эффективность. Давайте сотрудникам инсайты, прокачивайте их мастерство, организовывайте тренинги для профессионального развития и тогда неэффективных планерок в вашей компании не будет.

Увеличить пользу планерки

Что нужно сделать, чтобы улучшить качество планерок? Для этого достаточно следовать простым советам:

  1. Планерки нужно организовывать в благоприятной обстановке. Не стоит искать виновных в ошибках и провалах, лучше сразу приступать к поиску путей выхода из кризиса. Вероятно, команда сможет предложить способы, которые помогут улучшить ситуацию.
  2. Продумайте способы мотивации и поощрения сотрудников для посещения планерок. Премирование может быть незначительным, но оно поможет дисциплинировать коллектив и заставит их полюбить собрания.
  3. Контролируйте время. Каждый участник планерки должен укладываться в отведенное ему время. Особенно стоит контролировать руководящий состав — он, как правило, затягивает время своего выступления, пытаясь включить в свою речь множество не имеющих к повестке дня вопросов.
  4. Проведение планерок лучше делать стоя. Так участники не будут отвлекаться от вопросов, которые стоят на повестке, и будут заинтересованы в их решении.
  5. Не стоит проводить планерку только потому, что она стоит в расписании. Если вам нечего сказать — измените еженедельной традиции и проведите собрание тогда, когда это будет необходимо.
  6. Не забывайте о благодарности. Сотрудникам важно знать, что их участие было значимым и руководство это ценит.

Планерка — значимая часть жизни компании. Она позволяет решать вопросы, помогает сотрудникам общаться между собой и понимать, что происходит в организации. Главное правильно подойти к ее планированию и проведению — так собрания будут эффективными и полезными для команды.