Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы

Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя. 

Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.

Зачем проводить совещания?

Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности. 

Преимущества: 

  • действенный способ промежуточного контроля и анализа прошедшего периода;
  • эффективное планирование, составление графиков и постановка задач;
  • информационное осведомление работников по поводу изменений, нововведений и новостей;
  • быстрая координация действий и распределения задач;
  • обмен мнениями и необходимой информацией;
  • большой мозговой штурм;
  • синергия команды, увеличение эффективности обсуждения рабочих вопросов;
  • повышения сплоченности и улучшение корпоративной атмосферы;
  • развитие деловых качеств;
  • повышение мотивации.

Систематичность проведения совещаний

Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс. 

Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане. 

Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.

Виды собраний

Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания. 

  • Совещание
    Используются для обсуждения идей, решения вопросов и общего командного штурма. Необходимо обеспечить донесение информации, свободу выражения мыслей, избегая жесткой критики. Коллективно принятые решения легче внедряются и принимаются сотрудниками, чем единоличный приказ руководства.
  • Планерка
    Вид оперативного контроля выполнения целей и составление нового плана действий на текущий период. Это регламентированный способ служебного отчета по заранее заявленным критериям.
  • Пятиминутка
    Короткое обозначение целей и мотивация команды на продуктивную работу. Такой формат не используется для принятия ответственных решений, но позволяет своевременно отследить изменения и внести корректировки в планы. Одновременно с этим является стимулятором, задающим темп рабочего дня. 

Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи). 

По особенностям и порядку проведения совещания выделяют: 

  • диктаторские — полный контроль над проведением у руководителя; 
  • автократическое — предполагает ответы на вопросы управляющего и отсутствие диалога с командой;
  • сегрегативное — участие принимают только определенные сотрудники, в то время как другие только слушают доклад;
  • дискуссионное — свободное обсуждение задач и способов их решения; 

Готовимся к совещанию правильно

Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке. 

1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура. 

2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей. 

3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность. 

4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании. 

5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности. 

6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки. 

7. Подготовьте все необходимые материалы. 

Правила проведения рабочего совещания

Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время. 

  • Делайте встречу разносторонней
    От монолога и публичного наказания виновных будет мало пользы. Разбейте собрание на несколько этапов, чтобы охватить максимальное количество рабочих вопросов. Никаких совещаний без повестки дня.
  • Оперативка — это не формальность
    Не собирайте работников только потому, что «вроде как надо», избегайте протокольности и избытка формальностей. Не позволяйте отлучки и телефонные разговоры.
  • Используйте не только кнут
    Публичная похвала подчиненных за хорошую работу — это отличный инструмент для повышения мотивации. Будьте справедливыми, одинаково отмечайте и ошибки, и достижения. Избегайте предвзятого отношения и выяснения личных проблем.
  • Свобода слова
    Дайте возможность каждому желающему высказаться по всем обсуждаемым вопросам, внести свои идеи и предложения, задать вопросы. Проработайте вовлечение коллектива в обсуждение, особенно новичков.
  • Рекламная пауза
    Если собрание длится больше получаса, выделите несколько минут разговора на отвлеченные темы. Парочка шуток, личная история или разговор о погоде взбодрит людей, снизит официальность и напряженность. 

Этапы и технологии ведения делового совещания

Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов. 

Этап 1. Подготовка

На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее. 

Этап 2. Организация

После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой. 

Этап 3. Реализация

Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования. 

Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач. 

Пример протокола совещания: 

  • дата проведения;
  • список задач и поручений;
  • ответственные сотрудники;
  • установленный сроки выполнения;
  • подписи участников. 

Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение. 

Этап 5. Анализ

Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз? 

Пример плана делового совещания

Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями. 

Примерные пункты плана: 

  • вступительное слово руководителя, подведение итогов; 
  • ознакомление с целью и актуальной проблемой;
  • командное обсуждение способов ее решения;
  • конструктивная оценка всех озвученных вариантов;
  • голосование за конкретные варианты;
  • определение сроков и ответственных лиц;
  • похвала отличившихся работников, мотивационное наставление. 

Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач. 

Рейтинг