Принцип Парето

Если вы имели дело со статистикой, то о законе Парето, конечно, слышали. Если же такого в вашей жизни не было, то, вполне вероятно, эта фамилия знакома вам в бытовом контексте.

Вильфредо Парето — социолог и экономист из Италии. Он установил, что 80% итальянских богатств контролируется 20% населения страны. Позже выяснилось, что такая картина не только в Италии — во многих других странах соотношение примерно такое же. 

Продолжив исследование, Парето понял, что такой дисбаланс имеет место в самых разных сферах жизни — от частных до масштабных.

Что такое закон Парето?

Закон Парето имеет еще два названия — «Принцип дисбаланса» или «Правило 20/80». Если вкратце описать этот закон, то он будет звучать так:

80% результатов достигается благодаря 20% усилий.

Это правило работает и в обратную сторону: для достижение 20% результатов прикладывается 80% усилий. Такой дисбаланс можно наблюдать во всей живой природе, в каждой сфере человеческой деятельности, в каждой не/рукотворной системе.

Конечно, пропорция не статична. Это лишь примерное соотношение факторов. Но вывод во всех случаях одинаков: наибольшая эффективность достигается при минимальной затрате ресурсов.

Сегодня правило Парето — методика, позволяющая оценить и оптимизировать рабочие процессы. И это касается не только бизнеса — ее можно использовать и в образовании, и в решении бытовых вопросов.

Следствия закона Парето

Следствия закона можно додумать исходя из самой его формулировки:

  • Чем меньше прикладывается усилий, тем больше достигается результатов. Большие трудозатраты, с одной стороны, не нужная деталь, а с другой — основа для большого достижения.
  • Прогноз результатов обычно малоэффективен, так как определить их можно только на практике. Виной всему — тот самый дисбаланс, который царит во всех сферах человеческой жизни.

Как измерять эффективность по Парето

Предлагаем подумать, куда уходит 80% вашего времени? Готовы поспорить, что эффективно расходуется лишь 20% (имеют реальный результат). Сосредоточьтесь именно на тех направлениях времязатрат, которые помогают вам в решении важных задач.

Корректируйте свои планы, концентрируйтесь на рабочих схемах их выполнения, сокращайте расход сил на то, что не приносит результата. Не растрачивайте ресурсы напрасно — многие из них восстановить невозможно.

Достаточно начать применять принцип 20/80, и вы сразу заметите, насколько вырастет ваша продуктивность во всех сферах жизни. Например, в таких как:

  • Личные вещи. Согласно принципу Парето, 80% вещей практически не используется. И речь идёт не только проведи в классическом их понимании, но и про услуги, подарки и различных статей расходов. Покупки должны быть обдуманными и взвешенными. Не складируйте ненужные предметы, отдавайте их тем, кто сможет использовать их с пользой. 
  • Информация. Сколько раз вы откладывали на потом изучение интересной информации, к которой никогда не возвращались? Зачастую эта информация хранится на каких-то носителях, загромождая виртуальное свободное место. Из-за это не остаётся ресурса на действительно важные вещи.
  • Реализация. Часто мы уделяем внимание совсем не тем знаниям, которые нам понадобятся для реализации в жизни. Важно научиться сосредотачивать внимание на том, что поможет в будущей деятельности. Планируйте свой путь тщательно, не распыляйтесь на ненужное.
  • Отношения. Спорим, вы не умеете выбирать окружение? Большая часть людей остаётся в коротком периоде жизни, вы не проходите с ней сквозь годы. Не нужно приближать к себе слишком большое количество людей, устраивая проходной двор. Вычеркивайте из жизни тех, кто не играет в ней никакой роли.
  • Организационная культура. Если один человек это личность, то два — организация со своим укладом и структурой. Чем больше людей в коллективе, тем сложнее структура. Эффективное взаимодействие состоится только у 20% людей, остальные же 80% просто числятся членами этого коллектива. Лишь малая часть мотивирована на достижение целей и действительно хотят приносить результат.

Принцип Парето не всегда с нами. Если вы уже работаете над очищением пространства или оптимизацией деятельности, то он не оказывает на вас никакого влияния.

Применение принципа Парето в планировании

Использовать принцип Парето можно в самых разных областях деятельности. В частности:

  • В тайм-менеджменте. Только пятая часть сотрудников выполняет свои обязанности хорошо. Остальные просто имитируют деятельность. Задача управленца мотивировать лентяев на свершения и работу на благо компании.
  • В саморазвитии. Такое популярное направление, как тренинги личностного роста, развивающие вебинары и другие курсы, ничего не даст, если хвататься за каждый из них, не пытаясь даже фильтровать. Выбирайте самые лучшие, пусть их будет всего пара штук. Именно из них вы сможете получить максимум пользы.
  • В достижении целей. Концентрируйтесь на самом важном, не распыляйтесь на разные мелочи. Начинайте с самого сложного, а остальные задачи решайте потом, когда втянетесь в процесс. Таким образом вы сможете выполнить любую задачу, вне зависимости от ее масштабов и уровня сложности.
  • В бизнесе. Даже в получении прибыли может помочь принцип парето.сверхурочная работа, отсутствие сна и выходных дней не помогут добиться успеха, если никому не интересно то, что вы предлагаете. Важно определить приоритетные направления и работать над их развитием, не растрачивая потенциал и усилия на дополнительные предложения. Также важно составить перечень важных ресурсов, таких как время, люди, техника. Используйте только то, что вам действительно поможет.
  • В семейном бюджете. Большая часть вещей покупается нами спонтанно или от скуки. Для жизни они нам не нужны. От их отсутствия не страдает наш комфорт, но более чем страдает бюджет. Часто причиной бедности является именно сиюминутное желание купить ту или иную вещь. Часто на сладости уходит больше денег, чем на основную продуктовую корзину. Важно правильно определить приоритеты и понять, что для вас важнее: радость от ненужной покупки или отпуск на сэкономленные деньги. 
  • В отношениях между людьми. Даже в такой сфере, как коммуникация между людьми, принцип Парето применим. Если гипотетический мужчина встречается с тремя девушками одновременно, он уделяет им до 20% своего времени. Соответственно, от каждой девушки он также практически не получает внимания. Энергия, которую он отдает в совокупности, не соизмерима с отдачей, которую он получает. Ничего хорошего при таком раскладе не будет, ведь ни у одной из сторон нет истинной заинтересованности, концентрации на процессе ухаживания и желания добиться цели. 

Построение диаграммы Парето

Построить диаграмму Парето можно за три простых шага:

  • Определите, какой способом определения категории или классификации проблем вам подходит. Если ваш бизнес связан с производством каких-либо товаров, то в качестве категорий можно использовать названия дефектов, если вы работаете в сфере услуг — ошибки, которые могут возникнуть при взаимодействии с клиентами. Могут быть и другие способы категоризации, каждая компания определяет их для себя сама.
  • Соберите информацию за определенное время. Это могут быть данные за год или квартал, либо же период реализации любого проекта. Важно сосредоточиться на важной информации, обнажающей проблему, которую требуется решить. 
  • Составьте таблицу, в которой распределите данные по категориям и отсортируйте их от большего числа данных к меньшему. Исходя из полученных данных составьте диаграмму вручную. Также можно использовать специальное ПО, которое построит ее автоматически. Например, для этого вполне подойдут Excel и Minitab. Сделать это можно буквально в пару кликов.

Кроме того, существует нулевой пункт — это цель анализа. Ее нужно определить еще до начала работ. Вполне вероятно вам никакие диаграммы и не нужны. Если вы не знаете, чего хотите добиться, то у вас не получится развиваться даже после составления диаграммы. Впрочем, и диаграмма будет создана неправильно, ведь вы не сможете грамотно выбрать категоризацию или классификацию проблем, выбрать временной период и т.д. Результатом такой работы станет цель, которую невозможно достигнуть и которая растратит и без того скудные ресурсы.

Примеры правила Парето

Ярчайшим примером использования принципа Парето является история компании IBM. В 1963 году специалисты поняли, что примерно 80% компьютерных мощностей расходуется на обработку всего 20% команд. Это было нерационально, поэтому программное обеспечение было модернизировано. В результате 20% используемых ресурсов стали более доступными и удобными для пользователей. 

Это сделало компьютеры компании эффективными и быстрыми. Они стали более конкурентоспособными и их популярность среди покупателей значительно выросла. Обойти конкурентов им удалось именно благодаря анализу по принципу Парето. 

Этот способ позволяет разделить дела и задачи по уровню приоритетности и заняться теми, что приносят лучший результат. Это отличная возможность понять, куда расходуются ресурсы компании, как лучше их перенаправить для того, чтобы работа внутри компании стала гораздо эффективнее. 

Принцип Парето позволяет разобраться не только в работе, но и в частной жизни. С его помощью легко отсеять ненужное, будь то вещи или контакты с людьми. Достаточно проанализировать ту сферу, в которой имеются пробелы. Важно понимать, чем меньше в вашей жизни лишних мелочей, тем легче добиваться того, что действительно необходимо.