Тайм-менеджмент

К удаленной работе стремится много людей, а последнее время она стала вынужденной необходимостью, вместе со всеми преимуществами и недостатками. Планирование в тайм-менеджменте предполагает составление нового графика для эффективного распределения рабочего и личного времени.  

Плюсы удаленной работы

  • гибкий график;
  • экономия времени и денег на дорогу;
  • свобода в повседневной жизни;
  • снижение общей усталости;
  • повышение производительности и концентрации;
  • организация удобного рабочего места;
  • снижение угроз для здоровья;
  • отсутствие дресс-кода;
  • снижение затрат на аренду офиса для руководителей.

Минусы удаленной работы

  • ненормированный график;
  • отсутствие стабильности;
  • смешивание рабочих и домашних дел;
  • проблемы с самодисциплиной и организацией места;
  • недостаток разностороннего общения;
  • сложности в коммуникации между сотрудниками и отделами;
  • увеличение ответственности;
  • технические сложности. 

Управление временем в условиях удаленной работы

Когда человек не вынужден приходить в офис «с 9 до 5» его привычный ритм жизни сбивается из-за сна, домашних дел, отвлекающих факторов и привычки откладывать. Теряется ощущение рабочего дня и времени отдыха. Чтобы этого не происходило, создайте свою систему, используя методики и стратегии тайм-менеджмента.

Успешное планирование времени включает в себя:

  • ведение списка дел;
  • расстановка приоритетов;
  • использование таймера и напоминаний;
  • применение стикеров или доски;
  • заблаговременную подготовку к любым делам;
  • анализ затрат времени; 
  • отсутствие многозадачности и прокрастинации;
  • оценку сил;
  • разработку запасного плана. 

Как не срывать дедлайны? 

Сейчас есть множество советов и книг по эффективному тайм-менеджменту, процессы которого нуждаются в четкой проработке и структуризации. Для примера можно прочитать Владимира Якуба «Беги из офиса. Как перейти на удаленную работу и выиграть» или Брайана Трейси «Мастер времени». 

Хороших показатели в работе и соблюдение установленных дедлайнов — результаты тайм-менеджмента и следования простым советам: 

  • Для сотрудника:
    • не позволяйте себе саботаж рабочего процесса, не откладывайте всё на потом и не отвлекайтесь на бытовые вопросы; 
    • ограничьте использование телефона и социальных сетей, так вы будете успевать гораздо больше;
    • распределите рабочее время на каждую конкретную задачу;
    • ставьте напоминания в удобном месте (стикеры и пуш-уведомления легко пропустить и проигнорировать);
    • внедрите «метод помидора»;
    • декомпозиция — дробите большие задачи на маленькие части; устанавливая срок выполнения для каждого этапа;
    • поддерживайте обратную связь с другими работниками. 
  • Для команды:
    • устанавливайте реалистичные сроки для сотрудников;
    • проверяйте выполнение задач и промежуточные результаты;
    • сфокусируйте группу на достижение поставленной цели;
    • мотивируйте работников, отмечайте достижения и успехи;

Как создать правильную внешнюю обстановку?

Приемы тайм-менеджмента для фрилансера в первую очередь начинаются с создания правильной внешней обстановки, которая минимизирует отвлекающие факторы и позволяет сконцентрировать внимание на рабочих задачах. 

Отдельный кабинет — это идеальный вариант, не всегда возможный в условиях проживания с семьей. Обязательно обустройте место, хотя бы достаточно просторный рабочий стол, где можно разместить ноутбук и необходимую документацию. Обеспечьте надежное сетевое соединение, чтобы избежать прерывания процесса. Уберите лишний информационный шум — нерабочие чаты, новостные ленты, социальные сети. 

Важно: Следуйте привычному графику жизни (утренние подъемы, завтрак, конец дня), так вы избежите срыва дедлайнов и бесполезной траты времени. 

Как выстроить систему взаимоотношений? 

Выстраивание внутренних и внешних взаимоотношений — важный процесс тайм-менеджмента, который позволит избежать конфликтов и поддерживать коммуникации на должном уровне. 

Обсудите свой график с домашними, установите границы и временные промежутки, когда вы доступны для общения, а когда вас не стоит трогать. Вам нужно приложить усилия и объяснить, что вы работаете (просто в других обстоятельствах) всем, включая и самого себя. При наличии детей установите график «дежурства», начинайте закрывать приоритетные задачи в рабочее время, не отвлекаясь на мелочи. Придерживайтесь дисциплины и постоянства. 

Не забывайте об общении с командой, регулярных совещаниях и обратной связи. Используйте доски и сервисы для коммуникации и контроля удаленной работы: Zoom, Skype, Trello. Общее пространство для обмена информаций позволит быть в курсе принятых решений и способствует облегченному документообороту. Ограничивайте количество участников при созвонах, оставляя только тех, кто непосредственно принимает участие в решении задачи.

Важно: Идеальный подчиненный сам информирует о своих планах, ходе выполнений задач и результата. Созвон — это средство решения актуальных вопросов, а не догма. 

Как составить продуктивный план работы? 

Система современного тайм-менеджмента насчитывает десятки техник и методов планирования, однако есть общие правила, которых необходимо придерживаться для получения результата:

  • Объективно оценивайте  объем работы и необходимые сроки на выполнение. 
  • Закладывайте в график время на авралы и форс-мажоры. Расписывайте только 70% предполагаемого рабочего времени. 
  • Пропишите график и цели в ежедневнике.
  • Присвойте каждой задаче статус приоритетности. 
  • Устанавливайте обязательные дедлайны, даже если задача несрочная.
  • Сопоставляйте повторяющиеся дела (звонки, отчетность) в один промежуток времени. 
  • Используйте метод Помадоро — циклическую систему, при которой вы работаете короткими спринтами с перерывами на необходимый отдых.  

Важно: создание и следование трудовому плану помогает укрепить дисциплину и продуктивно использовать время. 

10 полезных советов для фрилансеров

Для сохранения продуктивности и нервов воспользуйтесь простыми советами в организации рабочего процесса. 

  1. Позаботьтесь об удобстве рабочего места — достаточно свободного пространства, правильное расстояние между вами и компьютером, эргономичное кресло, хорошая техника. 
  2. Организуйте место с хорошим освещением, это стимулирует мозговую активность. Если недостаточно естественного освещения, установите настольную лампу. 
  3. Создайте рабочую атмосферу. Не пренебрегайте самомотивацией. Расположите в зоне видимости вдохновляющие цитаты, списки дел, календарь, доску для идей и планов. 
  4. Обязательно делайте перерывы на отдых и обед. Не используйте рабочее место для перекусов, разграничьте пространство. 
  5. Не позволяйте себе слабость, заставляйте работать. Используйте для концентрации таймеры или специальные программы. 
  6. Отмечайте выполненные задачи, так вы избавитесь от ощущения, что сделали мало и сможете четко отслеживать ход работы. 
  7. Помните о конце рабочего дня, отдыхе и выходных. Работа стремится занять всё ваше время, но не стоит ей это позволять. 
  8. Заранее обсудите и согласуйте правила вашей работы с семьей. Хорошо себя зарекомендовал четкий распорядок дня в зоне общей видимости. 
  9. Соблюдение минимального дресс-кода настраивает на рабочий лад. Всегда будьте готовы к видеоконференции, не позволяйте себе работать в пижаме и в кровати.
  10. Декомпозиция — это один из главных принципов тайм-менеджмента. Разделяйте весь день на промежутки времени, проект на конкретные задачи, задачи на этапы. 

При ответственном подходе и использовании тайм-менеджмента удаленная работа может быть даже продуктивнее офисных часов.

5/5 - (1 голос)