Автоматизация отдела продаж


Автоматизация продаж подразумевает ускоренное выполнение действий по их учету, контролю, планированию и т.д. В результате прибыль компании увеличивается, ведь качество рутинных процессов становится выше. Автоматизация бывает внутренней и внешней. В этой статье мы рассмотрим внутреннюю — автоматизацию отдела продаж.

Цель и задачи автоматизации продаж

Цель у всего этого одна — увеличение прибыли компании. С задачами все немного сложнее: 

  • исключение вероятности потери звонков и заявок от клиентов;
  • ведение статистики по заявкам;
  • исключение вероятности невыполнения задач сотрудниками по причине их отсутствия на работе (например, вследствие отпуска);
  • оценка эффективности рекламы;
  • организация бесперебойных коммуникаций;
  • структурирование рутинных задач;
  • контроль сделок;
  • сохранение этапов взаимодействия с клиентами и т.д.

Если процесс автоматизации выстроен правильно, на выходе компания получает эффективный отдел продаж, который работает совершенно прозрачно и быстро.

Преимущества автоматизации продаж 

  1. Легкая адаптация к бизнес-сфере. Автоматизация может быть внедрена в компанию любой величины и области деятельности. А управлять процессом может как владелец бизнеса, так и менеджмент или даже целый отдел.
  2. Интеграция и слияние. Легко используется с различными средствами связи, 1C:Предприятие», интернет-магазином.
  3. Комплексный подход. Сложные операции становятся простыми и понятными, весь процесс выстраивается в одну цепь. Есть возможность всестороннего изучения процессов и клиентов, быстрого реагирования на изменения и т.д.

Недостатки автоматизации продаж

Крупный недостаток всего один — обучение сотрудников. Не все понимают важность и преимущества работы с программами, поэтому не горят желанием учиться. Чтобы доказать необходимость делать это, нужно потратить много усилий.

Еще к минусам автоматизации можно отнести прямую зависимость отдела продаж от системы. Если произойдет сбой — работа остановится. Поэтому нужно при подборе программы нужно оценивать риски и выбирать ту, чья репутация лучше других.

Запуск автоматизации продаж: этапы 

  1. Формирование целей. Помимо увеличения прибыли, это может быть потребность в росте потока клиентов, повышение лояльности целевой аудитории, увеличение конверсии, оптимизация бюджета, сокращение числа этапов заключения сделки, контроль задач и многое другое.
  2. Создание воронок продаж и их оптимизация. Идеальная воронка, включает в себя все этапы от первого контакта с клиентом и изучения его болей и потребностей до заключения с ним договора и анализа итогов совместной работы.
  3. Поиск ресурсов. К ним относится рабочий коллектив, финансы, время и оборудование или инструменты, необходимые для работы.
  4. Формирование команды. Цели понятны, теперь нужно найти тех, кто поможет в их достижении. Это могут быть люди из штата компании, фрилансеры или специалисты от организаций-партнеров. Команду должен набирать руководитель проекта, отвечать за работу каждого сотрудника будет именно он. Если предстоит обратиться к сторонним специалистам, то возлагать на них решение всех задач не стоит. Они будут скорее наставниками, нежели исполнителями, поэтому привлекать своих специалистов все-таки придется.
  5. Наведение порядка во внутренних процессах. Если в компании царит хаос, и никто не понимает, что ему делать, автоматизация теряет свой смысл. Структурировать бизнес-процессы нужно поэтапно:
    — прежде всего, стоит подготовить список всех процессов, их сильных и слабых сторон;
    — затем нужно попытаться оптимизировать каждый процесс, обращаясь за комментариями к ответственным сотрудникам;
    — и, наконец, автоматизация — нет рутинным задачам! Воспользуйтесь одним из инструментов.
  6. Подбор эффективных инструментов. О возможных вариантах речь пойдет ниже в этой статье.
  7. Реализация автоматизации. Чтобы все прошло гладко, важно чтобы и руководитель проекта и рабочая группа работали в тандеме. Участники должны взаимодействовать друг с другом и четко следовать инструкции. Руководить может генеральный директор, топ-менеджер или кто-то другой, кто разбирается в бизнесе и хорошо ориентируется в сфере информационных технологий.

Чтобы обеспечить достойный уровень взаимодействия между участниками рабочей группы, лучше предоставить им отдельный офис. Так никакая лишняя информация не будет отвлекать их от основной задачи.

 Реализация автоматизации состоит из следующих этапов: 

  • Формирование баз данных.
  • Прием товаров и их учет.
  • Производство — этот этап есть не во всех компаниях.
  • Маркировка.
  • Корректировка воронки продаж.
  • Тестирование работы на клиентах. Например, если бизнес связан с продажами, отследить эффективность можно на кассе. Продавец должен использовать компьютер и терминал оплаты, а не фиксировать покупку вручную.
  • Итоги работы.

Скажем сразу: мало кому удается сразу сделать все без ошибок. Важно своевременно проводить анализ результатов и вносить изменения, которые доведут автоматизацию до идеала.

Этап 8: Анализ результатов и внесение изменений в проект

Анализ должен показать: все ли задачи были выполнены. Если вы поняли, что все, что требовалось, сделано, то никаких изменений вносить не нужно. Если же вы поняли, что некоторые моменты были упущены, нашли ошибки — очевидно, что пора вносить изменения и запускать процесс повторно.

Чаще всего встречаются следующие ошибки: 

  • неграмотное управление проектом и командой исполнителей;
  • плохая команда, некомпетентность специалистов;
  • отсутствие четких целей и задач;
  • отсутствие документации, в которой фиксируется все этапы проекта.

Выбор инструментов

Ниже список инструментов для автоматизации продаж, которые считаются эффективными в работе.

  1. CRM — это программа, в которой есть информация о клиентах и их жизни внутри компании. Она позволяет отследить процессы, происходящие в организации, понять, какой сотрудник занимается той или иной задачей, что стоит на повестке и т.д. Руководство может регулировать набор функций в системе, например, добавить выгрузку информации по каналам и размеру сбыта.
  2. Почтовая рассылка. Достаточно эффективный маркетинговый инструмент для отправки писем определенной тематики. Обычно так информируют потребителей о скидках или акциях (в теле письма есть промокод), подарке (в письме есть маленький бонус). Также с ее помощью можно организовать допродажу товара по специальной цене. Нужно определить переодичность отправки писем. Если сделать это слишком часто, можно вызвать раздражение у получателя. Редкая же отправка может навредить узнаваемости компании.
  3. Скрипты. Это сценарий, в соответствии с которым действует менеджер по продажам в период взаимодействия с клиентом. В них подробно прописываются вопросы и ответы, которые помогут подвести человека к покупке товара или услуга. Оформляться скрипты могут либо в специальных сервисах, либо в Google Docs. Их цель — упростить работу с клиентом, ведь они позволяют просчитать каждый шаг и предугадать любое его действие. В нем есть варианты реагирования на самое неожиданное поведение. Конечно, все предусмотреть невозможно, но психология человека плюс/минус одинакова, поэтому проблем при использовании скриптов практически не возникает.
  4. Dashboard — помогает замотивировать команду на решение задач. Это таблица, в которой отражен план продаж для каждого специалиста. Причем сделать ее можно как онлайн формате, так и нарисовать от руки — эффективность использования от этого не страдает. Особенность метода — тут нет материальной мотивации. Никакого денежного подкрепления нет — таблица находится в общественном доступе, и сотрудники делают все, чтобы не оказаться в конце списка и оправдать ожидания.
  5. Карта рабочего времени — она позволяет отследить, сколько времени тратится на задачи. С ее помощью легко определить виды деятельности, отнимающие слишком много времени. От них можно либо избавиться, либо оптимизировать таким образом, чтобы времени тратилось меньше.

Как выбрать лучшую систему автоматизации продаж 

  • Составьте список того, что вы ждете от автоматизации. Подумайте, какие задачи нужно решать ПО, что вы хотите увидеть в итоге. Это улучшит поиск программы и сделает процесс быстрее.
  • Найдите поставщика. Подготовьте таблицу с ценами и преимуществами разных программ.
  • Не торопитесь с покупкой ПО. У каждой программы есть бесплатный тестовый период. Воспользуйтесь им, чтобы оценить удобство интерфейса и другие свойства программы. Предложений много, выбирайте ту, с которой удобно работать.

Заключение

Автоматизация продаж избавляет от задач, выполнять которые не хочет ни один сотрудник. Речь идет о рутинных операциях, без которых жизнь бизнеса невозможна. Используя профильное ПО, вы освобождаете сотрудников, которые могут пригодиться для более важной работы. Выполнение сделок ускоряется, а значит растет и прибыль компании. 

Повышение прибыли и есть главная цель автоматизации. Чтобы достичь ее, нужно комплексно подойти к подбору рабочей группы и программ, которые заменят ручное решение задач. 

Менеджеры по продажам вынуждены держать в голове кучу информации по заказам и клиентам. Это ухудшает точность работы и в целом снижает их производительность. Автоматизация позволяет расслабиться и не думать о том, на чем основывалось взаимодействие с клиентом. Специалистам не нужно писать отчеты, держать в голове ключевую информацию по проекту. Профильно ПО делает работу отдела продаж прозрачнее и логичнее. Менеджеры могут уделять больше времени клиентам и их потребностям, а руководителям не нужно контролировать работу отдела.

3.7/5 - (3 голоса)