Деловой этикет

Этикет — французское слово, которое и спустя три столетия после появления существует и остается актуальным. Правила этикета постоянно меняются, что связано с развитием общества и территорией проживания человеческих групп.

Деловой этикет — это не про правила поведения на балах. Сегодня это правила коммуникации между сотрудниками, партнерами, инвесторами, клиентами и всеми теми, кто работает в деловых кругах. Он регламентирует не только личные беседы, но и телефонные разговоры, и переписку. 

Зачем нужен деловой этикет

Соблюдение делового этикета позволяет выделиться из общей человеческой массы. За счет этого:

  • человек показывает свою воспитанность и образованность;
  • демонстрирует профессионализм и компетентность;
  • экономит свое время и время своих собеседников;
  • делает коммуникацию удобнее и проще.

Этикет делового общения: основные правила

Прибыть на деловую встречу без костюма часто является дурным тоном и признаком непрофессионализма. Таких правил достаточно много. Главные их них:

  • Мужская одежда для деловой встречи — темно-синий, серый или черный костюм.
  • Допускается стиль Casual — джинсы, поло, рубашка и пиджак.
  • Женская одежда похожа на мужскую — строгий костюм с брюками или юбкой-карандаш черного, серого и коричневого цветов.
  • Дополнить женский костюм можно сдержанными аксессуарами, мужчинам разрешается носить запонки.
  • Одежда должна хорошо сидеть, идеально, когда она сшита на заказ.
  • Мужчина должен быть гладко выбрит. Щетина недопустима, аккуратные усы и борода — разрешаются.
  • Макияж женщины в пастельных оттенках, маникюр так же натуральных оттенков.
  • Обувь всегда должна быть чистой.
  • При наличии пирсинга и татуировок их следует спрятать под одеждой.

Нельзя:

  • носить мини-юбки, глубокое декольте;
  • надевать яркие сорочки и костюмы.

Кроме того, под правила попадают жесты, позы и мимика. Внимание следует обращать на осанку, положение головы, рук и ног, плавность движений. Чтобы понять, насколько правильно вы двигаетесь, запишите себя на камеру и проанализируйте свои действия.

Общие правила по жестам:

  • голова должно находиться ровно, легкий наклон допустим при приветствии собеседника;
  • легкое кивание головой показывает собеседнику, что вы его внимательно слушаете;
  • спина должна быть прямой, плечи опущены;
  • руки нужно располагать перед собой, активной жестикуляции быть не должно, но дополнять слова жестами допустимо;
  • ноги следует располагать на ширине плеч, а стопы направлять в сторону собеседника;
  • каждое движение должно быть лишено суеты;
  • выражение лица спокойное, расслабленное, допускается легкая улыбка.
  • важно держать зрительный контакт, однако время от времени взгляд стоит отводить.

Теперь о том, чего делать нельзя:

  • пожимать плечами;
  • трогать шею, нос, подбородок;
  • скрещивать руки и ноги;
  • подпирать голову рукой.

Правила делового общения по телефону

Переговоры по телефону или с помощью мессенджеров широко распространены. Беседа по телефону лишает возможности смотреть друг на друга, поэтому весь смысл должен быть заложен в интонации и произносимых словах. Правила поведения здесь такие:

  • перед разговором соберите минимум информации о собеседнике — так вы поймете, с каким типом людей имеете дело, и вам будет проще найти к нему подход;
  • если после пятого гудка никто не ответил — положите трубку и дождитесь, пока вам не перезвонят;
  • если повторного звонка не последовало — наберите повторно сами;
  • если телефон занят — немедленно положите трубку;
  • в разговоре следуйте стандартной схеме: поприветствуйте — назовите имя и компанию — узнайте, удобно ли сейчас говорить — сообщите о цели звонка — обсудите вопросы — поблагодарите — попрощайтесь;
  • звонок должен длиться не больше 5 минут;
  • при беседе — улыбайтесь, так интонация станет мягче и приятней;
  • подавайте сигналы слушания — так собеседник поймет, что вы остаетесь на линии;
  • при входящем звонке берите трубку после 3 гудков;
  • звонки могут совершаться с 9.00 до 21.00;
  • если вам неудобно разговаривать — пообещайте перезвонить сами и не забудьте это сделать;
  • если звонок прервался — перезвоните сами, даже если изначально звонок совершали не вы;
  • по завершении звонка отправьте собеседнику резюме переговоров.

Правила деловой переписки

  1. Главное — освоить структуру делового письма: оно должно иметь шапку, в которой указывается название организации, а также должность и имя отправителя и его контактные данные.
  2. Ответить на входящее письмо нужно не позднее, чем через двое суток после получения.
  3. Текст письма должен быть составлен без панибратства, смайликов и непонятных собеседнику слов.
  4. Тема письма должна быть указана.
  5. Важное правило: одно письмо — одна тема.
  6. Большие письма редко дочитывают до конца — пишите кратко, деля текст на абзацы.
  7. Включайте в письмо маркированные списки, заголовки, выделяйте важную информацию болдом.
  8. При переписке в соцсетях обращайтесь по настоящему имени, а не по нику собеседника.

Правила проведения встреч и переговоров

  • Деловая встреча в очном формате, пожалуй, требует самой тщательной подготовки. Важно заранее составить план переговоров, выявить их задачи и цели, выбрать время, удобное для всех участников беседы. Приглашение на встречу должно быть выслано не менее, чем за пару недель. 
  • Лучшее время для переговоров — 10 часов утра. Именно в это время человеческая активность на пике. 
  • Важно создать спокойную доверительную атмосферу. Участники переговоров должны знать друг друга, поэтому до их начала важно всех представить.
  • Все споры — под запретом. Особенно, если они возникают внутри вашей группы. Лучше обсудить спорный момент во время перерыва или сделать это заранее.
  • Каждый этап переговоров должен быть отмечен — это пригодиться для дальнейшего анализа результатов.
  • Если вы ждете делигацию из другой страны, обеспечьте им трансфер в отель. Уделите внимание традиционным особенностям той страны, откуда приедут представители, продумайте дресс-код.
  • Если встреча длительная, позаботьтесь о перерыве на обед или организуйте кофе-брейк.

Теперь отойдем от организационных этапов и перейдем к правилу поведения деловых встреч:

  • Будьте пунктуальными: если у вас склонность к опозданиям — приезжайте заранее.
  • Форс-мажоры бывают у всех — если понимаете, что опаздываете, обязательно предупредите об этом собеседника.
  • Место встречи должно соответствовать статусу переговоров.
  • Перед тем, как перейти к решению вопросов, установите контакт с собеседнику.
  • Если заметили волнение, успокойте оппонента и продолжите разговор.
  • Перебивать собеседника строго запрещается.
  • Телефон лучше ставить на беззвучный режим и убрать его в карман или портфель. 

На первый взгляд, правил много и запомнить их невозможно. Но на самом деле многие из них знакомы нам с детствам, когда родители закладывали азы о нормах приличия. Ведь все же знают, что перебивать собеседника строго запрещено, а ходить в грязной обуви неприлично? Достаточно пару раз сделать все по нашей инструкции и в дальнейшем вы без проблем будете жить в соответствии с нормами делового этикета. 

Отметим, что деловой этикет может отличаться в разных странах. Он тесно переплетается с национальными традициями. Если предстоят переговоры с представителями другой культуры — заранее ознакомьтесь со всеми особенностями. Так, многие привычные нам жесты могут показаться оскорбительными зарубежной делегации.

Деловой этикет упрощает жизнь. Он строго регламентирует все ее аспекты, а потому никаких сюрпризов не будет. Но иногда случаются и промашки. Ведите себя вежливо и доброжелательно, и даже если вы допустите небольшую ошибку в правилах этикета — ваш собеседник вам это простит.

2.5/5 - (2 голоса)