Как сократить расходы компании

Коронавирус и сопутствующий ему карантин, подешевение нефти, падение рубля — все это стало причиной очередного экономического кризиса. Из-за этого компании были вынуждены затянуть пояса и сократить свои расходы. Либо их ждет банкротство, столкнуться с которым никто не хочет. Сокращение расходов компании можно выполнить разными способами. Но сперва нужно разобраться, на что приходятся основные расходы.

На что компания тратит деньги

Основные расходы всем известны: аренда помещения, расходные материалы, сырье, выплата зарплат. Однако у каждого предприятия есть статьи расходов, которые находятся в тени: они могут отнимать львиную долю средств, но при этом о них никто не задумывается.

В их числе:

  1. Мелкие, но регулярные, траты. Например, частые разъезды на машине (без учета бензина), мелкие покупки для офиса и т.д. За год может набежать весомая сумма, которая никак не учитывается. Если фиксировать только выручку, но забывать о таких расходах, то по отчетам получается крайне прибыльный бизнес, а по факту — денег нет. Выход из этой ситуации — фиксировать и доходы, и расходы. Расходы нужно разбивать на статьи: так будет можно понять, куда конкретно уходят деньги.
  2. Услуги и сервисы, которые по факту не нужны. Так, бизнесмены могут использовать устаревшие тарифы по обслуживанию расчетного счета. Они постоянно обновляются, поэтому стоит за ними следить и выбирать наиболее выгодные. Это также касается ПО и других сервисов.
  3. Убыточные проекты. Не вся деятельность компании может приносить прибыль. Часто организации не оценивают рентабельность проектов, а работают над ними по инерции. Прибыль могут приносить всего 3 проекта из 5, остальные — тянут компанию на дно. При этом бизнес в целом остается прибыльным. Но если учитывать этот момент и вовремя отсекать убыточные направления, компания может быть еще более прибыльной.
  4. Зависшая дебиторская задолженность. Бизнес часто бывает доходным только на бумагах: на деле же живых денег может не быть, так как они остаются на дебиторской задолженности. Чтобы такого не происходило, нужно отслеживать сроки ее погашения и контактировать с клиентами.
  5. Незапланированные траты личного характера. Иногда приходится брать деньги из средств компании и направлять их на собственные нужды. В этом случае стоит своевременно возвращать средства с учетом будущих трат и не забирать денег больше, чем вы сумели заработать.

Что такое издержки и как сокращать издержки?

Издержки — важное условие существования любого бизнеса. Они связаны с производством продукции, ее реализацией, арендой оборудования и помещения и т.д. Чтобы их сокращать, нужно действовать системно, поэтапно. Вот некоторые правила, которые помогут это сделать:

  • важно вести учет затрат: как только вы начнете делать это регулярно, их станет меньше;
  • классифицируйте затраты на постоянные и переменные;
  • делайте накопления: делайте вложения на отдельный депозит — дополнительные средства никогда не повредят;
  • следите за процессами, связанными с затратами: их анализ позволит сократить издержки;
  • снижайте размер платежей: страховые взносы, кредит, партнерские выплаты.

Как снизить затраты в бизнесе 

Теперь расскажем, как сократить бизнес-затраты, более подробно. Вот некоторые практические советы:

  1. Сокращайте расходы на недвижимость. Кризис — не время демонстрировать успех, особенно когда его нет. Найдите офис поменьше — это сэкономит вам много денег. Еще один вариант — переехать в другой район, возможно подальше от центра. Однако этот способ подойдет не всем: учитывайте, что более дешевый и удаленный вариант может находиться в зоне с низкой проходимостью, поэтому это может повлиять на прибыль.
  2. Отложите обновления. Как говорилось выше, демонстрировать статус нужно тогда, когда компания это тянет. Новый ремонт, дорогая техника и мебель могут подождать, если в этом нет прямой необходимости. 
  3. Сократите штат. Это крайняя мера, но иногда она крайне необходима для сохранения жизни компании. Увольнять ключевых сотрудников не стоит, лучше найти тех, кто приносит наименьшую пользу компании. Для этого стоит использовать KPI.
  4. Используйте более дешевое сырье. Ищите способы купить его дешевле, чем в докризисное время. Например, найдите новых поставщиков или попросите скидку у тех, с которыми уже работаете. Главное проследите, чтобы качество сырья не было плохим.
  5. Отдавайте решение некоторых задач на аутсорс. Проанализируйте деятельность компании и определите перечень задач, которые могут эффективно решаться сторонними сотрудниками. Например, маркетинг, таргет, дизайн, копирайтинг.
  6. Устраняйте нерентабельные остатки. Нераспроданный товар не стоит хранить на складе: так он съедает деньги за счет создания условий хранения и учета. Лучше постараться сбыть остатки по цене, которая едва ли превышает себестоимость.
  7. Используйте более дешевое ПО. Дорогой софт — не нужен во время кризиса, если он не сказывается на качестве работы. Так, если документооборот в компании небольшой, вы вполне можете обойтись Trello, не переплачивая за крутую CRM.
  8. Удешевляйте сделки. По возможности откажитесь от дорогих командировок, перенесите решение вопросов в онлайн. Если же поездки не избежать — организуйте проживание в более дешевом отеле или совершите однодневный визит. Также можно сэкономить на организации встречи: не арендуйте дорогую переговорную, если можно встретиться в офисе, не едьте в дорогой ресторан — отметьте сделку в бюджетном заведении.

Вариантов сокращения расходов — множество. Главное понять, без чего компания сможет прожить и отказаться от этого без сожаления. При этом экономия не должна вредить качеству продукта: в противном случае можно лишиться клиентов и еще сильнее ухудшить положение компании.

Примеры оптимизации расходов

  1. Одна региональная компания стала убыточной в кризис 2008 года, но уже в следующем году она смогла вырасти вдвое. Как? Ею была произведена оценка ситуации в рублях: управленцы прикинули, насколько возможен рост и какие инструменты помогут его инициировать. Так, был ограничен закупочный ассортимент, распродан неликвид, отказ от менее прибыльных товаров. Ассортимент включал только хиты продаж. Поставщики пошли компании на встречу и предоставили отсрочку по выплатам, что позволило увеличить промежуток между получением денег и оплатой долга. Это помогло компании не только пережить кризис, но и укрепить свои позиции на рынке.
  2. Другая компания тоже пострадала от кризиса в 2008 году. Ее руководство начало с аудита расходов и дебиторской задолженности. Также был проведен анализ доходов: по платежам и актам. Такой анализ позволил понять ситуацию. Были сокращены расходы: компания отказалась от ненужных хостингов, подписок и всего другого, что не влияет на производительность компании. Упор был сделан на бесплатные или недорогие сервисы. Были сокращены сотрудники, без которых можно было обойтись. Другим сотрудникам была сокращена зарплата. Также была проведена инвентаризация, которая позволила отказаться от излишков и продать часть техники. Уже во второй месяц компания получила операционную прибыль.
  3. Компания занималась импортом европейской продукции. Сокращение расходов было произведено за счет переезда в другой офис — он был дешевле, но недалеко от предыдущего места. Затем была проведена автоматизация работы с клиентами, за счет чего освободилось время сотрудников и расширился список услуг. Документы отправлялись не курьерами из крупных компаний, а частными лицами. Были произведены стандартные процедуры по сокращению ассортимента и использованию более дешевого сырья.

Как сократить расходы компании в кризис

Следить за финансами компании нужно всегда, а в кризис — особенно внимательно. Это поможет оценить обстановку и понять, к чему все идет. Нужно следить за отчетами о движении денег и прибылях и убытках. Также нужно проанализировать баланс. Кроме того:

  • проанализируйте расходы компании;
  • оцените рентабельность с помощью попроектного учета;
  • используйте платежный календарь;
  • проанализируйте динамику выручки для понимания того, куда уходят деньги.

Многие в кризис не хотят тратиться на рекламу. Однако такой способ сокращения расходов использовать нельзя. Лучше выделить бюджет на маркетинг, который будет направлен на старых клиентов: удержать покупателей проще и дешевле, чем их найти. Также продолжайте рекламироваться хотя бы минимально — о компании должны знать. В крайнем случае, можно использовать бесплатные способы привлечения трафика.

Рейтинг