Способы снижения затрат

  • | 23 минуты
  • автор:

В кризисное время компании вынуждены экономить. Руководители бизнеса принимают экстренные меры по адаптации к изменениям. Это необходимо для поддержания эффективности бизнеса, а иногда — его выживания. По итогу руководители вынуждены придумывать, как сократить расходы, не навредив при этом качеству услуг или товаров.

А сделать это можно лишь за счет хорошо проведенного анализа ситуации, направлений дохода и расхода компании.

Методы снижения затрат: автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация позволят оптимизировать бизнес-процессы. С ее помощью упрощается выполнение рутинной работы, которая занимает много времени и отвлекает сотрудников от задач, не решаемых без их непосредственного участия. За счет нее не только повышается производительность компании, но и сокращаются ее расходы.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов:

  1. Помогает лучше понять суть бизнес-процессов и сделать компанию более производительной.
  2. Правильное распределение сил специалистов.
  3. Снижение ошибок, возникающих при выполнении операций по вине сотрудников.
  4. Повышение качества контроля над решением задач.

Стратегия снижения затрат и экономии ресурсов: общие рекомендации по сокращению затрат

  1. Сокращайте расходы на недвижимость. Отчаянные времена требуют отчаянных мер. Кризис — не время понтоваться. В этот момент лучше найти офис поменьше и подешевле. Не обязательно переезжать в другой район — вполне вероятно подходящее помещение найдется даже в вашем здании. В нем может не быть переговорных и комнат отдыха — лучше временно отказаться от излишеств, чтобы потом сделать так, как вы хотите. Если же в вашем районе ничего не нашлось — найдите офис в другом. Может быть вам даже не придется сокращать площадь — удаленность от центра сокращает стоимость аренды. Правда делать так стоит тем, для кого проходимость не имеет значения. Если же у вас магазин — лучше не рисковать, прибыль зависит как раз от того, насколько много людей проходит мимо вашей торговой точки.
  2. Не обновляйте мебель, технику и другие вещи без необходимости. Даже если вы привыкли делать ежегодный ремонт и покупать новую мебель — лучше с этим повременить. Это бесполезные расходы, которые тянут и без того тонущую компанию на дно. Ничего критичного не произойдет, если сотрудникам придется пользоваться старой моделью кофемашины. Замена обоснована только в случае поломки.
  3. Уменьшите штат. Это самая нежеланная мера, но иногда она необходима. Ключевых сотрудников увольнять нельзя. Обратите внимание на тех, кто приносит наименьшую пользу, но при этом получает большую зарплату — обычно в любой компании есть такие люди. Выявить их можно с помощью KPI. Расчеты можно выполнять вручную или с помощью CRM.
  4. Найдите поставщика более дешевого сырья. Это могут быть новые каналы поставки — в таком случае контролируйте их качество, или скидка у текущих поставщиков — они с большей долей вероятности пойдут навстречу и немного снизят цену, ведь терять постоянного клиента не захочется никому. Ваша задача — сократить затраты, не ухудшая качества продукта. Если решите сэкономить за счет ухудшения характеристик товара, это может привести к потере клиентов и вгонит компанию в еще больший кризис.
  5. Привлекайте аутсорс. Обычно услуги сторонних исполнителей дешевле, чем работа сотрудника в штате. Это может быть дизайнер, маркетолог или бухгалтер из небольшого города. Такие специалисты работают не менее качественно, главное потратить время и подобрать хорошего специалиста. 
  6. Не позволяйте нерентабельным остаткам залеживаться. Если у вас есть партия залежавшихся продуктов — продайте ее по меньшей стоимости, чем могли бы при удачном раскладе. Не нужно хранить их на складе — это влечет за собой расходы на хранение и учет. Устройте распродажу. Это избавит от остатков и даже, быть может, привлечет новых клиентов. Позже вы сможете проанализировать спрос и не производить товары, которые не нужны потребителям.
  7. Оптимизируйте затраты на ПО. Это могут быть бесплатные или дешевые версии. Дорогой софт — не для кризиса. Конечно, если от этого не зависит качество вашей работы. Зачастую навороченная CRM не нужна мелким компаниям с низким документооборотом. Справиться можно и с помощью Trello. Оцените, без чего ваш бизнес не может существовать, и откажитесь от всего остального. Не пренебрегайте безопасностью — не экономьте на антивирусах и других программах по защите персональных данных. Это не стоит никакой экономии, ведь в случае чего — проблему разрешить будет сложно.
  8. Удешевляйте сделки. Не все командировки оправданы — большую часть задач можно решить удаленно. Если же личный визит необходим — найдите отель попроще или организуйте однодневную поездку. Сэкономить можно и на аренде конференц-зала — ничего страшного не произойдет, если встреча пройдет в офисе. Заключение сделки можно не отмечать в дорогом ресторане — можно подобрать заведение попроще. Видите, как много вариантов для сокращения расходов? Заключайте только выгодные сделки на интересных условиях. Отказывайтесь от всего, что не вредит вашей работе. И при этом держите марку, сохраняйте качество сервиса и продукта — клиенты хотят получить именно это.

Как снизить расходы правильно

Прежде чем что-то предпринять, оцените ситуацию. Детальный анализ поможет понять, что происходит, и нужно ли вообще что-то делать. Подготовив документ, вы будете наглядно видеть, что проиходит и как с этим справиться. Конечно, лучше постоянно следить за финансовыми показателями, но если уж случился кризис, контроль лучше усилить.

Чтобы оценить ситуацию, будет достаточно составить следующие отчеты:

  1. Отчет о движении денежных средств — так можно отследить все денежные поступления и расходы компании.
  2. Отчет о прибылях и убытках — он помогает посмотреть на текущую ситуацию без иллюзий. С его помощью можно оценить есть ли у компании прибыль или она работает в убыток.
  3. Баланс — он показывает, сколько денег можно вывести, не навредив компании.

Стоит произвести анализ расходов. Это поможет понять, куда тратятся деньги. В некоторых компаниях большие расходы идут на транспорт, в других — банковские переплаты. В любом случае — нужно смотреть на ситуацию компании подробно.

Понять рентабельность компании можно с помощью проектного учета. Это помогает понять, насколько каждый из проектов выгоден. 

Настройка платежного календаря поможет не допустить кассовых разрывов. Также с его помощью вы не пропустите обязательные выплаты заказчикам и связанную с этим выплату пени.

Посмотрите на динамику выручки и найти расходы, которые влияют на нее меньшим образом. В их числе есть те, которые можно сократить, следуя нашим советам. Если закупки сырья избежать нельзя, то можно не делать новый ремонт или уволить сотрудников, которые сидят без дела и получают зарплату практически просто так.

Некоторые руководители думают, что расходы на рекламу нужно сокращать быстрее других. Но это не совсем так. Экономить на привлечении клиентов можно, но не прекращая рекламировать продукт. Сделайте имиджевую рекламу — она будет работать на старых клиентов. Напомнить о себе дешевле, чем привлечь новую аудитория. При этом полностью от рекламных мероприятий отказываться нельзя, это жизненно важно для компании, без этого она долго не протянет. 

В целом оптимизировать затраты компании можно разными способами. Экономия не всегда означает крах для имиджа или качества продуктов. Важно найти баланс между расходами и продолжением качественной работы организации — так компания сможет с честью выйти из кризиса.

Рейтинг