Автоматизация бизнес-процессов

Не знаете, как освободить время сотрудников и повысить эффективность каждого этапа работы? Рекомендуем заняться автоматизацией бизнеса! В статье рассказываем об особенностях автоматизации бизнес-процессов, трендах и тенденциях в ее развитии, приводим примеры.

Автоматизация бизнес-процессов — помогает освобождать ресурсы, отслеживать рыночные изменения, быстро менять стратегию продвижения. Это нужно любой организации, которая планирует свое развитие в условиях конкуренции. Автоматизацию можно назвать ключом к успеху, без которого стать лидером рынка очень сложно. 

Руководство компаний тратит много сил на повышение эффективности коллектива. Без слаженной работы результата добиться сложно, и это понимает каждый. Разобщенность отделов и отдельных сотрудников наносит большой ущерб компании. Сотрудники стремятся сделать свою работу, но не задумываются над решением общей проблемы. 

Автоматизация бизнес-процессов помогает сотрудникам понять, какова их роль в производстве продукта. Они наглядно видят результат общей работы и понимают ее значимость. 

Автоматизация бизнес-процессов можно внедрить в любую часть деятельности организации: будь то производство или маркетинг. Эффективное внедрение строится на крепком фундаменте:

  • Нужно определить, что требуется для производства 1 единицы продукции и обеспечить наличие этого.  
  • Создать алгоритм без лишних деталей — именно по этой программе будет работать автоматизация.
  • Определить результат, который должен быть достигнут, и оценить реальность его достижения.

Существует концепция развития компании, которая называется business management process. Она связана с внедрением автоматизации и повышение эффективности бизнеса. С ее помощью проводится:

  • изучение деятельности фирмы;
  • поиск несоответствия и проблем при выполнении операций;
  • поиск функций, выполняемых вручную, и оценка возможности их замены на автоматизированный;
  • поиск путей решения проблем. 

Автоматизация бизнес-процессов повышает гибкость компании и помогает ей быстро реагировать на внешние изменения, выявлять слабые места и находить способ их усиления. Результат — улучшение качества работы организации.

Когда впервые стали применять автоматизацию

Этот термин появился благодаря инженерам-механикам в 20-х годах, которые использовали его по отношению к производственным этапам. В 80х был разработан другой подход к теории, который основывался на точных расчетах. Тогда на смену печатным машинам приходили портативные компьютеры, а позднее появился и интернет, который дал толчок развитию технологий и в корне изменил процесс автоматизации.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация призвана прийти на смену всем плохо функционирующих процессов. Например, это может быть ненужный сотрудник, без работы которого процесс передачи документов становится быстрее, или подрядчики, задерживающие доставку материалов. Таким «лишним элементом» может быть устаревшее оборудование, замедляющее производство продукции, или склад, расположенный на значительном удалении от производства.  

Главные задачи автоматизации бизнес-процессов:

  • организация безопасного хранения данных;
  • быстрая подготовка бумаг для партнеров и подрядчиков;
  • оперативное формирование отчета за любой период;
  • пересмотр затрат;
  • увеличение эффективности рабочих часов за счет перевода ручного труда в автоматизированный;
  • сокращение количества человеческих ошибок;
  • повышение качества работы с клиентами и т.д.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Как говорилось выше, автоматизация необходима для повышения эффективности работы и увеличения прибыли. Цель не в замене сотрудников на роботов с последующим увольнением. Задача автоматизации — избавить специалистов от монотонных задач. С ее помощью получается научить сотрудников работать вместе, единой командой.

Главные преимущества автоматизации бизнес-процессов в следующем:

  • сотрудники учатся работать сообща;
  • сокращается число ошибок;
  • компания становится значительно технологичнее;
  • сокращается число нерешенных задач, а объем обрабатываемой информации увеличивается.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

  1. Подготовка. Она включает поиск и описание проблем, с которыми сейчас сталкивается компания, определение количества сотрудников, которые будут работать с программами.
  2. Анализ. Специалисты изучают регламенты компании, беседуют с руководствами и т.д. Это помогает оценить ситуацию.
  3. Подготовка ТЗ — в нем обозначаются детали будущего ПО.
  4. Подготовка помещений для работы, настройка и тестирование системы.
  5. Обучение персонала: для эффективной работы сотрудники должны уметь работать с ПО.
  6. Проверка: во время нее сотрудники должны проверить функционал системы под присмотром ее разработчиков.
  7. Корректировка: внесение выявленных в ходе тестирования правок.
  8. Ввод системы автоматизации в эксплуатацию.

Тренды и тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Каждое предприятие занимается автоматизацией внутренних процессов по-разному. Однако общие тенденции прослеживаются абсолютно у всех. Например:

  1. Сочетание онлайн и офлайн взаимодействия с потребителем. Аудитории нужно предоставлять возможность перехода с одного канала на другой без потери преимуществ.
  2. Внедрение систем самообслуживания: оформление, хранение заказа, продажа и т.д.
  3. Увеличение доли машинной работы. Люди не всегда справляются с предоставляемым им объемом информации и на помощь им приходят роботизированные системы.
  4. Беспроводная аналитика. Теперь для анализа покупательского поведения достаточно сервисов Wi-Fi. Они предоставляют сравнительный анализ аудитории по разным показателям.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Название инструмента

Описание

ERP

Программа для автоматизации планирования всех ресурсов компании,
в том числе денежных. Это комплексная система для управления всеми бизнес-процессами.

CRM

Технология по улучшению качества коммуникации с клиентом. Функционал позволяет быстро получить доступ к информации о клиенте и этапах работы с ним.

Project Management

Система, позволяющая следить за реализацией проекта,
делать прогнозы на этот счет, определять дедлайны, ставить задачи исполнителям и т.д.

BPMS

ПО, которое видит бизнес-процессы как последовательность этапов
с рядом задач, которые должны быть выполнены определенными лицами. Работает как автономно, так и вместе с другими программами, перечисленными выше.

Функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Мы уже говорили, что бизнес-процесс состоит из этапов, которые выполняются разными членами группы. ПО должно иметь функцию представления этих этапов графическим способом, чтобы каждый сотрудник понимал, в чем его роль, и как можно оптимизировать свою работу. 

Исходя из того, что работать с программой автоматизации будут неподготовленные люди, она должна быть простой, с интуитивно понятным интерфейсом. При этом доступ к системе легкий, а данные надежно защищены от утечки. Сотрудники должны иметь возможность работать с системой из любой точки мира, как с десктопа, так и с мобильника.

Еще одно важное требование к ПО — система оповещения о статусе решения конкретной задачи и работы бизнес-процессов в целом. Она должна отправлять сообщения о выполненных и ожидающих выполнения этапах. Идеально, если ПО отображает ход работы в формате графиков.

Программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь возможность интеграции с другими системами и одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. При этом важно, что была функция назначения ролей и доступа на основе этих ролей, т.к. не все данные предназначены для внимания команды сотрудников.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Есть два способа это сделать: своими силами или с помощью подрядчиков. У каждого из них есть преимущества и недостатки, которые мы изложили в формате таблиц.

  • Самостоятельная автоматизация: для этого создается рабочая группа, которая составляет перечень задач и вариантов их решения, а также проводит внедрение.

Преимущества способа

Недостатки способа

Не нужно платить подрядчикам.

Низкий профессионализм в вопросе автоматизации.

Сотрудники знают о делах компании изнутри, им понятны ее особенности.

Отсутствие мотивации на быстрое решение задачи.

Конфиденциальность: утечки данных за пределы компании не происходит.

Помимо основной работы специалисты вынуждены решать задачу по автоматизации. Это сказывается на общей эффективности компании.

Не знают тонкостей работы инструментов автоматизации, могут использовать лишь самые известные инструменты.

  • Теперь об особенностях работы со сторонними консультантами — агентствами или частными лицами.

Преимущества способа

Недостатки способа

Большой опыт.

Дополнительные расходы для компании, зачастую немаленькие.

Заинтересованность в быстром выполнении задачи. 

Сторонние специалисты не в курсе внутренней кухни компании, а потому иногда их решения могут расходиться со спецификой бизнеса.

Работа специалистов заключается в настройке автоматизации, они не имеют других задач, и их работа не страдает.

Нет гарантий качественного выполнения работы.

Могут навязывать дополнительные продукты или свою систему автоматизации, которая не всегда подходит компании.

Выбор метода зависит от ситуации. Если необходима автоматизации внутренних процессов, лучше доверить ее членам своей команды. Если же речь идет о стандартных процессах, то можно обратиться к сторонним экспертам.

Пример автоматизации бизнес-процессов

Чтобы было понятнее, о чем мы говорили в этой статье, рассмотрим 2 задачи на примере СЭД «Корпоративный документооборот».

  1. Задача: Организовать автоматизацию приема, учета и хранения отсканированных бумаг.

Решение: В системе СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность импорта данных из почты и каталогов. Можно организовать автоматический импорт: если система обнаружит в каталоге или на почте новый документ, она загрузит его в базу и заполнит по шаблону. Также система может оповестить о загрузке нового документа, выслав уведомления необходимому перечню лиц.

  1. Задача: Интегрироваться с «1С:Бухгалтерия»

Решение: Доступ к бухгалтерским документам можно получить с помощью встроенных механизмов СЭД «Корпоративный документооборот». Его использование позволяет расшарить доступ к другой бухгалтерской базы в рамках одного сеанса работы. Все бухгалтерские документы могут быть использованы в бизнес-процессах, инициированных с помощью программы.

Надеемся, нам удалось подробно рассказать об автоматизации бизнес-процессов и убедить в их нужности и важности. Они серьезно упрощают жизнь сотрудников и позволяют не тратить время на выполнение монотонной работы. Компания от этого только выигрывает.

5/5 - (2 голоса)