Автоматизация закупок и заказов

Закупки в компании требуют много сил со стороны менеджеров. Они вынуждены регулярно изучать товарные новинки, знать о колебании цен, уметь быстро искать нужные позиции и организовывать их своевременную доставку. 

В кризисное время компаниям стало необходимо оптимизировать этот процесс. Для этого существует автоматизация управления закупками.

Цели и задачи управления закупками 

Основная цель управления закупками — покупка качественных ресурсов. При этом их цена должна устраивать компанию.

Другие цели:

  • Удовлетворение нужд компании.
  • Сокращение расходов.
  • Предотвращение коррупционных действий.

Для достижения этих целей необходимо решить следующие задачи:

  • организовать грамотный механизм размещения заказов;
  • укрепить самостоятельность компаний;
  • осуществить контроль над закупками и целевым использованием выделенных на это средств.

Этапы внедрения автоматизации закупок

  1. Определение главной цели. Как и в любом другом процессе самое важное — понять, что нужно решить с помощью автоматизации. Это может быть как повышение прозрачности процесса закупок, так и сокращение сроков их выполнения.
  2. Анализ текущей ситуации. Часто руководство не понимает, как выстроен процесс закупок, поэтому сделать его эффективным не удается. Анализ ситуации поможет найти пробелы или элементы системы, которые требуют доработки. Для этого подробно опишите существующие процессы, связанные с закупкой и бизнес-процессами в целом. Также стоит организовать инвентаризацию ПО, которым уже пользуется компания.
  3. Моделирование процесса закупок. Здесь стоит упомянуть всех участников процесса с вверенными им зонами ответственности.
  4. Выбор инструмента оптимизации. Он должен соответствовать главной цели и процессу моделирования. Это могут быть облачные решения, электронные торговые площадки, SAP SRM или какой-то собственный инструмент компании. Каждый из этих инструментов имеет свои сильные и слабые стороны, поэтому стоит рассматривать их через призму специфики вашей компании.
  5. Постановка ТЗ. В задании нужно прописать идеальное видение инструмента и осуществляемого им процесса закупки. Этот пункт необходим в случае, если хотите разрабатывать систему самостоятельно. Важный момент: вы должны вложить в инструмент все потребности компании. Если своими силами не получается, можно привлечь независимых консультантов, которые помогут в разработке технического задания.
  6. Знакомство с инструментами. Делать это можно самостоятельно или с помощью консультантов. Главное детально разобраться во всех возможностях и спецификах их внедрения в компанию. Важно понять логику самого бизнес-процесса и его реализации с помощью предложенного решения.
  7. Тестирование инструмента. Примените все инструменты в работе, протестируйте инструменты на реальном проекте — так вы сможете оценить его возможности от начала и до конца. Нужно ознаокомиться со спецификой и научить сотрудников работать с инструментом. Пусть хотя бы один человек из каждой группы участников протестирует инструмент.
  8. Оценка вендора. Сделать это можно с помощью таблицы, в которой выполняется оценка каждого продукта по пятибальной шкале. Оценку производят все участники процесса. При этом оценивается качество как используемого решения, так и самого вендора: сроков его работы, отзывов о нем и т.д.
  9. Подсчет расходов. Включать в них нужно все пункты, в том числе лицензию, техподдержку, обучение персонала, консалтинг и т.д.
  10. Внедрение и контроль. Узнайте, кто работает со стороны исполнителя, обладает ли он необходимыми умениями. Когда компания на первых этапах внедрения — привлекайте к работе всех сотрудников, работающих в отделе закупок. Пусть все обучаются в оно время, пообщим стандартам. После того, как специалисты прошли обучения и компания начала работать с использованием решения, необходимо выполнять контроль его работы. Следите за статистикой — из нее вы получите информацию о поставщиках, участниках тендера, сколько тендеров проводится, от чего зависит цена и т.д. Это помогает находить новые возможности и совершенствовать процесс закупок.

Эффект от автоматизации закупок

При автоматизации закупок и заказов компания получает выгоды:

  • Процесс закупок становится быстрее. Автоматизация помогает отслеживать объемы и качество заказов, товары в наличии, их количество. С их помощью можно создавать шаблонные заказы, которые вы будете просто оформлять, когда возникнет необходимость.
  • Повышается скорость обмена прайсами и сравнения цен у разных поставщиков. Также выполняется сравнение характеристик товаров.
  • Прозрачность действий. Видно, кто и что делает, поэтому риск коррупционных цен минимален.
  • Комфортное сотрудничество. Компания получает скидки и персональные цены. Также становится доступным скрытые товарные ассортименты и бонусы.
  • Доступ к анализу спроса и выгодных условий от разных поставщиков.
  • Быстрая подготовка документов. Вся сопроводительная документация создается автоматически.
  • Сокращение числа ошибок — их становится меньше благодаря отсутствию человеческого фактора, который всегда имеет место при ручном выполнении операций.
  • Возможность интегрировать программы складского учета. При этом данные синхронизируются, а нужные товары можно забронировать на складе.

Автоматизировать систему закупок можно и поставщикам. Для них есть свои выгоды. Они смогут:

  • принимать участие в закупках крупнейших компаний планеты;
  • быстро реализовывать товары через маркетплейсы;
  • обмениваться документами, быстро заверяя счета;
  • оставаться в курсе информации о статусах заказов и различных изменениях в торговой сфере;
  • находить наиболее перспективные способы доставки и повышать число продаж со склада.

Получается, что автоматизация закупок помогает получить набор инструментов для совместной работы поставщиков и закупщиков. Упрощаются многие рутинные процессы, скорость операций растет, при этом эффективность их выполнения становится выше.

Выбор программы автоматизации закупок и заказов

Выбор инструмента автоматизации стоит основывать на потребностях компании. Продумайте весь процесс автоматизации и исходя из этого подберите решение с соответствующим функционалом. Приведем три простых решения для автоматизации:

  1. РосБизнесСофт. Это отечественная CRM, которая подойдет для небольших и средних компаний. Система эффективна в управлении взаимодействиями между клиентами и поставщиками, автоматизацией производственных процессов, маркетинговых операций и выполнения других процедур.
  2. OREMAX. Это программное обеспечение поможет в управленческом учета для оптовых продавцов. С его помощью можно контролировать движение товаров и средств. Также программа упрощает организацию товарооборота.
  3. Закупки360 — бесплатная программа, помогающая в поиске закупок и выполнении аналитических процессов. С ее помощью можно следить за бесплатными тендерами, причем список не содержит мусорных заявок.

Подведем итог

Чтобы оптимизировать торговые процессы, нужно иметь качественную цифровую поддержку. Профильное ПО поможет определить периодичность закупок и оптимальный объем каждой из них. С их помощью можно прогнозировать спрос, который возникает при сбое в поставках.

Автоматизируя закупки, компания сможет более равномерно распределять складские запасы и сокращать затраты на обслуживание помещений. 

Рейтинг