Диаграмма Ганта

Каждый бизнес стремится повысить продуктивность своих сотрудников. И этому есть свое объяснение — конкуренция крайне высока, поэтому пока вы бездельничаете, другие отвоевывают нишу и завоевывают сердца потребителей.

Количество отработанных часов не всегда имеет прямое отношение к хорошим результатам и эффективности. Стрессы, усталость, рутина — все это ведет к выгоранию, которое сказывается на эффективности совсем не тем образом, которым хочется. Чтобы этого не было, нужно выстраивать рабочие процессы правильно, следуя максимально точно разработанному плану и четкой стратегии.

Продуктивность зависит совсем не от времени, а от тонуса компании, результатов изучения рынка и трендов, введения в работу нововведений. Для улучшения работы команды придумано много инструментов. Например, диаграмма Ганта.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта помогает контролировать ход решения задач — понять, что нужно сделать для достижения цели и как скорректировать стратегию. Это таблица, которая помогает разложить все по полочкам, поручить каждый этап своему исполнителю и контролировать ход работы.

Диаграмма имеет вид двух осей координат, знакомыми еще из школы. Вертикальная включает список задач. Горизонтальная — сроки реализации каждой из них. Задачи нужно решить в обозначенное время. График имеет хронологию, поэтому удобно следить за дедлайнами и последовательностью решения задач.

Диаграмма Ганта стала известна в 1910 году. Однако изобрел его совсем не он, а Кароль Адамецкий в 1896 году. Тогда она называлась гармонограммой.

С 1930 этот инструмент способствует эффективному управлению проектами, которые не могут быть пролонгированы: в них требуется четкое исполнение требований в установленное время. Здесь сразу видно, кто срывает сроки, в какой задаче наблюдается просадка по срокам и эффективности, кто или что тормозит все дело. В этом главное преимущество инструмента, то, из-за чего он обрел популярность.

Возможности диаграммы Ганта

Первое и самое важное — возможность работать с большим массивом данных, упрощать выполнение сложных задач в рамках проекта. Также к числе возможностей относится:

  • Управление задачами. Каждый член рабочей группы имеет доступ к таблице, в которой может посмотреть статус задач, их приоритетность и перечень ответственных лиц.
  • Управление загрузкой. Диаграмма помогает отслеживать нагрузку на команду. Это позволяет избежать переработок и распределить рабочую нагрузку внутри группы.
  • Возможность публичного доступа. Все участники имеют доступ к диаграмме, поэтому в любое время они могут проверить актуальность сроков, контролировать работу над задачами и смотреть их обновление.
  • Создание зависимостей между задачами. Особенно это важно на стадии планирования, но может пригодиться и во время реализации проекта. Это помогает отслеживать связи между подзадачами в составных задачам и следить за началом и окончанием этапов.
  • Критический путь. Этим словосочетанием обозначают группу важнейших задач, от выполнения которых в срок зависит успех всего проекта.
  • Контроль упоминаний, описаний задач, возможность внутренней коммуникации.
  • Подготовка отчетов. Это позволяет проанализировать качество работы команды и оптимизировать внутренние процессы.

Где используются диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта помогает структурировать проект, подробно разбирать всю работу на этапы, не упустив ничего важного. Этот инструмент пригодится в следующих сферах:

  • IT;
  • Реклама и маркетинг;
  • Пиар;
  • Образование;
  • Финансовые учреждения;
  • Архитектура;
  • Консалтинг;
  • Здравоохранение;
  • Сельское хозяйство и т.д.

Если же говорить не о секторе, а о том, какие лица могут использовать диаграммы Ганта, то этот инструмент необходим:

  • владельцам бизнеса;
  • рекламщикам;
  • рекрутерам;
  • учителям;
  • бизнес-аналитикам и некоторым другим специалистам, которые вынуждены координировать деятельность команды и следить за выполнением большого объема задач.

Они могут использоваться не только в работе, но и в обычной жизни: при планировании семейного праздника, ремонта или любого другого крупного события, которой требует тщательной подготовки и состоит из множества этапов. С ним вы ничего не забудете — и все пойдет строго по плану.

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта

Преимущества инструмента

  1. Возможность поэтапного планирования. Это помогает компании быстрее и проще добиваться своих целей. Список задач должен выполняться постепенно, так удастся ничего не забыть и выполнить все запланированное в установленные сроки. Помните: крупную задачу легко выполнить, если разбить ее на множество подзадач.
  2. Контроль сроков реализации планов. Это помогает укладываться с дедлайны, переноса встреч и т.д.
  3. Работа в команде. Диаграммы упрощают взаимодействие между сотрудниками, работающими над проектом.
  4. Возможность быстро получать актуальную информацию из проверенного источника. Не нужно организовывать встречи, долго переписываться с коллегами, чтобы получить нужные данные. Узнать необходимое можно без чьей-либо помощи, просто взглянув в таблицу.
  5. Визуализация отдельных задач и целых проектов. Диаграмма позволяет увидеть все стадии реализации проекта, оценить статус исполнения задач и сроки. В формате графика гораздо легче воспринимать информацию, чем в устной или письменной форме.
  6. Оценка работы. С помощью инструмента можно отслеживать все изменения по проектам в режиме реального времени, без промедлений. Вся информация свежая и актуальная, устаревших данных нет.

Недостатки:

  1. Сложности в работе, если в работе не один проект, могут создать путаницу в работе с инструментом. Чтобы избежать этого, хорошо уметь управлять проектами и быть внимательным к деталям.
  2. На разработку диаграмм требуется время. Можно выстраивать диаграммы с помощью шаблонов, но все равно их придется корректировать. Однако этот недостаток не так важен, ведь с помощью инструмента можно реализовывать крупные проекты. Чем больше времени вы потратите на построение диаграммы, тем больше вероятность того, что удастся избежать рисков и реализовать проект, который выстрелит.

Как построить диаграмму Ганта

Чтобы сделать это вручную, достаточно ручки, бумаги и понимания того, на чем основывается ваш проект. Начать следует с вертикальной оси задач — составьте хронологию задач. После этого можно приступать к распределению дат по горизонтальной оси.

Важный момент: если диаграмма строится не для одного человека, а для рабочей группы, стоит проконтролировать, чтобы задачи для одного исполнителя не пересекались по датам. Иначе нагрузка будет распределена неравномерно, что чревато выгоранием.

Ручной способ построения диаграммы Ганта подойдет только для проектов с простой структурой, которым не требуются постоянные корректировки. Если же предполагаются постоянные изменения — ручной способ планирования задач не подойдет. Просто потому, что это будет не совсем удобно — при малейших изменениях придется переделывать весь график, а это влечет дополнительные проволочки.

Лучше пользоваться онлайн-инструментами, которые направлены на управление проектами. Выбор программы зависит от сложности проекта и его структуры. Если проект небольшой, то можно воспользоваться и простыми решениями, или использовать профессиональные программы с бесплатными пробными версиями.

Для крупный организаций с множеством одновременных проектов лучше подойдут профессиональные инструменты, которые разработаны специально для разных сфер бизнеса. Сейчас на рынке много специализированных решений с простым интерфейсом, поэтому овладеть программой смогут даже те, кто до этого ни разу не имел дела с такими программами.

Пример диаграммы Ганта

Приведем пример варианта диаграммы Ганта.

ЗадачаМай 2021
123456789
Подготовка ТЗ к текстамПЛ, ОГ
Реализация внутренней перелинковкиСЛ
Настройка сервисов для ВебмастеровСН, ЗЛ

Как говорилось выше, по вертикали располагаются задачи, а по горизонтали — сроки их решения. Время, которое дается для решения первой задачи, и время, которое необходимо для завершения последней, составляет продолжительность проекта. Задачи могут назначаться одному или нескольким исполнителям.

Диаграмма Ганта — инструмент реализации крупных проектов. С его помощью можно увидеть, какие процессы протекают во время задач, выполняются ли сроки, какой этап будет следующим. Это нужно для компаний, которые ценят системный подход, и чья стратегия предполагает проработку планов до начала реализации проекта.