Инструменты моделирования и управления бизнес процессами
Моделирование бизнес-процессов — не просто примитивная схема. С его помощью можно создать полную картину бизнеса, увидеть и исправить недостатки существующих процессов, ускорить и упростить взаимодействие с клиентом. Сегодня в статье дадим обзор 6 лучших инструментов моделирования бизнес-процессов, чтобы вы научились анализировать процессы самостоятельно и не тратили деньги на приглашенных специалистов.
Для начала нужно разобраться с основными понятиями.
Бизнес-процесс — это логически завершенная последовательность действий (операций, процедур), направленных на решение узкой задачи бизнеса. Например, обработки заявки от клиента, организация доставки и т.д.
Модель бизнес-процесса — это описание самого процесса: из каких действий состоит, их последовательность, кто выполняет процедуры и несет за них ответственность, какая информация нужна для выполнения и какую получаем на выходе, регламентирующая документация, как оценивается выполнение процесса. Чаще всего модель выглядит как разветвленная блок-схема.
Моделирование бизнес-процесса — это процедура создания модели или ее анализ, если процесс уже описан.
Нотация (метод, методология) моделирования бизнес-процессов — это совокупность принципов и стандартов описания: как именно мы будем описывать процесс, какие условные обозначения для элементов будем применять, правила чтения моделей и их элементов. Нотаций придумали много: VAD, TPC, BPMN, IDEF и другие, но мы не будем их рассматривать в рамках этой статьи 🙂
Подходы к моделированию бизнес-процессов
Существует множество методологий моделирования и по принципам работы их все можно «уложить» в три подхода:
- Функциональный. Когда бизнес-процесс описывается, как некая функция, имеющая входные данные и конечный результат. Например, процесс доставки начинается, когда заказ сформирован и готов к отправке по адресу (это входные данные) и заканчивается вручением заказа клиенту или сбором обратной связи по качеству обслуживания (конечный результат). То есть функциональное моделирование обращает внимание на то, что мы хотим получить в результате — без погружения во внутренние процедуры.
- Процессный. Когда бизнес-процесс рассматривается как совокупность действий, приводящих к результату. То есть в отличие от функционального подхода здесь мы обращаем внимание на то, как именно мы будем добиваться желаемого результата. Если взять тот же пример с доставкой, то процесс начинается с готовности заказа, далее в мелочах описываются промежуточные операции (формирование маршрутных листов, созвон с заказчиком, вручение пакета и т.д.), участники (водитель, диспетчер), документация (накладная, чек и т.д.) и конечный результат (сбор обратной связи по качеству обслуживания).
- Ментальный. Когда бизнес-процесс представляется как совокупность связанных между собой понятий и характеристик. Описание происходит в свободной форме и оформляется в виде ментальной карты. Ментальное моделирование часто используют, чтобы «на пальцах» показать сущность процесса человеку, далекому от методов моделирования, или для себя, чтобы «разложить по полочкам» информацию, увидеть недостатки, найти решение.
На самом деле, подходов к моделированию больше, но остальные по сути являются гибридами трех описанных в различных комбинациях.
Основные способы моделирования бизнес процессов
Моделировать бизнес-процессы можно по-разному. Есть четыре основных способов моделирования:
- Текстовый. Когда процесс описывают словами на бумаге или в текстовом редакторе. Часто это произвольное неструктурированное изложение мыслей, которое может занимать десятки страниц. Удобно тем, что не нужно особых знаний, навыков и подготовки. Но результат — громоздкий текст, в котором сложно разобраться другому человеку.
- Табличный. Данные заносятся в таблицу (рукописную или электронную). Здесь уже информация выглядит более структурировано. Но и здесь нет наглядности: объемные таблицы невозможно увидеть целиком, нельзя отразить ответвления.
- Графический. Когда процесс представлен в виде блок-схемы, на которой видны мельчайшие вариации действий, есть текстовые пояснения к элементам, отражен порядок операций. Схему можно нарисовать от руки на бумаге или любом графическом редакторе.
Основные инструменты моделирования и управления бизнес процессами
Существуют специальные программы для моделирования. Внутри такого ПО можно совмещать в одной модели графики, текст, блок-схемы, использовать интерактивные элементы.
Мы сделали подборку из 6 лучших инструментов для моделирования, которое проще всего внедрить и интегрировать.
Visual Paradigm
В программе собрано все, что может понадобиться для описания бизнес-процессов: большое количество методологий, блок-схем, шаблонов, диаграмм, матриц. Интерфейс удобный, интуитивно понятный, среду можно настроить под себя.
Здесь можно:
- связывать между собой разные модели, чтобы видеть полную картину системы бизнеса компании;
- программировать условия поведения каждого элемента;
- создавать и настраивать шаблоны документов;
- протестировать модель, чтобы увидеть недоработки и отладить модель;
- автоматизировать генерацию необходимых документов;
- выгрузить процесс в виде блок-схемы, графика, диаграммы;
- «вытащить» модель в виде программного кода, чтобы в дальнейшем его автоматизировать.
Есть версии под Windows и Mac OS.
Недостатки: программа платная.
BizAgi Modeler
Бесплатная программа, которую легко освоить новичкам и удобно использовать уже опытным проектировщикам. Можно использоваться как самостоятельное приложение, а можно — в составе комплекса BizAgi Suite, в котором реализованы просто безграничные возможности моделирования вплоть до создания готового приложения, чтобы сотрудники могли управлять процессом.
Интерфейс простой и понятный, ничего лишнего. Есть поддержка русского языка. Поддерживает нотацию BPMN как самую распространенную и удобную.
Здесь можно:
- тестировать модели;
- автоматизировать создание документов;
- задавать параметры для каждого элемента отдельно;
- разрабатывать модели всей командой;
- выгружать процессы в графическом виде.
Недостатки: при большом количестве элементов блоки и стрелки могут смещаться и «наползать» друг на друга.
ARIS Express
Тоже полностью бесплатная программа с простым и понятным интерфейсом. Возможности не такие обширные как в Visual Paradigm, но доступных инструментов достаточно для быстрого создания несложных моделей. Поддерживает нотации BPMN и eEPC.
Здесь можно:
- создавать карту процессов;
- прописывать организационную структуру;
- строить графики и диаграммы;
- представлять модель в виде блок-схемы.
Недостатки: доступны только графические элементы, нет интерактивных возможностей. То есть нельзя связать разные модели между собой, задать условия поведения элементов и т.д.
Gliffy
У программы широкие возможности. В бесплатной версии есть некоторые ограничения по функционалу, но его с лихвой хватает для создания не самых простых моделей. Интерфейс тоже достаточно понятный и его можно настроить под себя.
Здесь можно:
- создавать рабочие потоки;
- строить диаграммы и карты сайтов;
- работать над процессом коллективно;
- связывать модели между собой.
Недостатки: программа платная, в бесплатной версии функционал ограничен.
BPsimulator
Упор в программе делается даже не на создание, а на возможность симуляции и отладки бизнес-моделей.
Здесь можно:
- тестировать модели;
- оценивать затратность и продолжительность процессов;
- выгружать отчеты по симуляциям;
- сохранять отчеты и модели на компьютер или в облачные хранилища.
Недостатки: программа платная, в бесплатной версии есть реклама.
Draw io
Еще одна бесплатная программа с большим количеством доступных диаграмм и элементов.
Здесь можно:
- связывать модели между собой;
- настраивать внешний вид элементов под себя;
- строить диаграммы под разные нотации;
- сохранять модели на компьютер или в облачных хранилища;
- выгружать процессы в графическом виде;
- подгружать файлы из облачных хранилищ.
Недостатки: нельзя работать коллективно.
Рекомендация в заключение
Сегодня, несмотря на высокую конкуренцию в большинстве ниш, ценовые преимущества уходят на второй план. Клиенты и партнеры все больше ценят качество обслуживания, удобство взаимодействия, надежность и простоту отношений. Улучшить эти моменты в вашем бизнесе и выделиться на рынке поможет моделирование бизнес-процессов. Выбирайте инструменты из нашей подборки, осваивайте моделирование — этот навык может стать ключевым фактором роста вашего бизнеса.
