Реинжиниринг бизнес процессов

Бизнес претерпевает изменения. Причем неважно, в какой сфере работает компания. При этом руководство многих организаций до сих пор использует устаревшие управленческие идеи. Требуется изменение стратегии ведения бизнеса, выбор новых тактик и выстраивания процессов. Этот процесс называется реинжинирингом.

Чтобы улучшить систему управления компании, нужно знать, что такое бизнес-процесс, что он включает.

Бизнес-процесс — это последовательность этапов по превращению имеющихся ресурсов в желаемое. Иными словами, это шаги, которые ведут к созданию готового продукта.

Проектирование бизнес-процессов строится на двух методах — инжиниринге и реинжиниринге. Инжиниринг — это улучшение процессов без из сильного изменения. При этом эффективность компании повышается не более чем на 50%.

В отличие от него, реинжиниринг связан с глобальным переосмыслением бизнеса, которое призвано привести к серьезным улучшениям внутри компании. Главная его цель — адаптировать бизнес-процессы к изменениям желаний потребителя. Соответственно, меняются производственные технологии, бизнес-стратегии, управленческие тактики и т.д.

Роль, задачи и цели реинжиниринга

Главная роль реинжиниринга — улучшение дел компании с помощью моделирования, анализа и радикальной модернизации бизнес-процессов. Цель, которая при этом преследуется, создание быстро адаптирующейся к изменениям бизнес-модели, которая подходит под потребности конкретного потребителя и бизнеса в целом.

Задачи реинжиниринга следующие:

  • постановка целей и выстраивание системы шагов по их достижению;
  • анализ издержек, скорости проработки задач и других бизнес-процессов;
  • поиск вариантов ведения бизнес-процессов с наименьшими издержками и соблюдением заданного уровня качества товаров;
  • разработка регламентов для сотрудников-участников бизнес-процессов.

Кто применяет реинжиниринг

Обычно к проведению реинжиниринга прибегают в ситуациях, когда:

  • Организация на грани разорения. Если кризис вызван большим уровнем издержек, то продукция компании автоматически становится неконкурентоспособной. Без реорганизации бизнес не выживет — это факт. И приниматься за нее нужно уже сейчас.
  • Компания на плаву, однако дела ее ухудшаются с каждым днем. Изменение конъюнктуры рынка, появление новых конкурентов могут сделать успешную компанию аутсайдером, который вынежден искать способы выживания.
  • Компания в целом успешна, но хочет оторваться от конкурентов с помощью новых конкурентных преимуществ. Обычно это компании-лидеры, которые быстро развиваются и не стоят на месте.

Виды реинжиниринга бизнес-процессов

Классификация реинжиниринга достаточно обширна. В нее включают ситуативные признаки и вид преобразований.

В соответствии с ситуативным признаком инжиниринг пригоден, когда компания на грани исчезновения, так и когда организация процветает. Реинжиниринг может быть:

  1. Кризисным — если компании в состоянии глубокого кризиса и требует серьезных мер для изменения этой ситуации. Требуется полное проектирование внутренних процессов и отказ от старых управленческих моделей.
  2. Развивающимся — его миссия в совершенствовании существующих бизнес-процессов. Такой реинжиниринг — для компаний, у которых дела идут неплохо или даже отлично. Он направлен на удержание лидерских позиций.

По типу преобразованию реинжиниринг делится на:

  1. Эволюционный — в ходе него оптимизируются уже существующие процессы, никаких кардинальных изменений нет. Развиваться могут как отдельные процессы, так и дела компании в целом.
  2. Революционный — здесь происходит полное изменение внутренней кухни. Обычно компания адаптируется под новый вид деятельности, а все процессы перепроектируются под эти изменения. Это можно назвать глобальной перестройкой, под которую попадает все, что связано с деятельностью.

Принципы формирования бизнес-процессов

Реинжиниринг преобразует бизнес процессы любого характера. Каждый из них должен подчиняться следующим принципам:

  • Интегрирования. Это значит, что отдельные бизнес-процессы объединяются в группы. Это позволяет сократить число сотрудников, работающих над задачами. Такой подход помогает сократить постоянные издержки в виде заработных плат и увеличить эффективность работы за счет сокращения количества ошибок.
  • Децентрализация — сотрудники учатся сами решать вопросы, по которым ранее приходилось обращаться к руководству. Все процессы выполняются автономно, параллельно друг с другом.
  • Диверсификация — все операции упрощаются настолько, насколько компания может себе позволить.
  • Вариативность бизнес-процессов — каждый процесс должен иметь варианты реализации. Так компания быстрее адаптируется к быстрым изменениям, происходящим на рынке.
  • Устранение проверок работы сотрудников — на них перекладывается больше ответственности и им предоставляется более поле для бесконтрольной деятельности. Сокращается количество согласований действий с вышестоящим руководством.
  • Рационализация коммуникаций с клиентом — менеджер организует канал связи с заказчиками, доступный всем нуждающимся в связи сотрудникам.

Пять этапов реинжиниринга

  1. Подготовка. Она подразумевает оценку нужности изменений, проверку ресурсов, отбор сотрудников, которые будут ключевыми лицами в преобразовании. Также происходит информирование руководством сотрудников, клиентов и поставщиков о скорых изменениях.
  2. Планирование. Здесь определяются цели, которые должны быть достигнуты в ходе реинжиниринга, и задачи. Здесь определяются управляющие процессами по преобразованию, список объектов для модернизации, приоритетные направления для изменений и т.д.
  3. Перепроектирование. Оно строится на трех важных процессах:
  4. Картографировании — изучение компании, качества продукции, величины издержек, общей эффективности.
  5. Анализе клиентов — для выявления их потребностей проводят опросы, организуются личные встречи и т.д.
  6. Прогнозирование — моделируется желаемый вариант ведения бизнеса. Описание должно быть как можно более подробным.
  7. Конверсия — выполняется плавный перевод компании на новую модель управления. Главная задача — сократить негативные откаты изменений, адаптировать процессы и сгладить стресс, который вызван перестройкой. Если игнорировать этот этап, изменения могут ухудшить и без того плохое положение.
  8. Воплощение — последний этап, связанный с внедрением составленной модели бизнеса. Важно создать условия для того, чтобы нововведения прижились и работали на благо компании.

Инструменты реинжиниринга

От инструментов зависят результаты реинжиниринга. Условно их делят на несколько групп:

  • Инструменты для управления проектом — программы типа «Microsoft Project», «Time Line» и т.д. Они необходимы для создания графиков, распределения задач между рабочей группой, распределения бюджета и т.д.
  • Для диаграмм (стадия перепроектирования) — «Design/IDEF (Meta Software)», «EasyABC (ABC Technologies)» и т.д.
  • Для имитационного моделирования (инструменты для анализа динамики старых и новых процессов) — «ServiceModel (ProModel)», «ModSym (CASI)».
  • Для информационных систем — «S-Designor (PowerSoft)».
  • Многофункциональные инструменты — автоматизация всех этапов преобразования.

Вероятные ошибки

Примерно половина компаний, решившихся на преобразование, терпит неудачу. Это связано с одними и теми же ошибками:

  • Отсутствие системности в подготовке изменений.
  • Отсутствие грамотной оценки состояния компании.
  • Маленький бюджет.
  • Некомпетентность руководящего состава.
  • Отсутствие мотивации у сотрудников, назначенных ответственными.
  • Неграмотная постановка задач.
  • Неверно подобранные инструменты.

Также навредить реинжинирингу могут радикальность перемен и нежелание сотрудников их принимать. В любом случае руководству предстоит разобраться, что стало причиной провала преобразований.

Результаты реинжиниринга и их оценка

Результаты реинжиниринга отличаются у разных компаний. Ведь большое значение здесь имеют цели, которые были поставлены перед преобразованиями. Чаще встречаются следующие итоги:

  • сокращение штата при сохранении уровня производительности;
  • сокращение производственных издержек;
  • оптимизация управления;
  • повышение рентабельности;
  • улучшение имиджа компании.

Чтобы понять, насколько эффективными были работы, можно использовать финансовую и нефинансовую оценку результатов. Финансовая — расчеты процентов экономии, увеличения зарплатного фонда и т.д. Нефинансовая — уровень расширения рынка сбыта, повышение мотивации сотрудников, перераспределение ресурсов более выгодным образом и т.д.

Примеры реинжиниринга

Наиболее яркими примерами успешного реинжиниринга являются компании «Ford Motors» и «Kodak».

В 80-х для «Ford Motors» настали черные времена. В основном кризис был связан с большим штатом и невозможностью выплачивать зарплаты сотрудникам. Руководство приняло решение о реинжиниринге, в ходе которого планировалось радикальное преобразование работы отдела по связям с поставщиками. В частности, компания отказалась от выставления счетов и смогла сократить штат с 500 до 125 человек.

Компанию «Kodak» не устраивал слишком долгий производственный цикл. Она хотела его сократить и при этом снизить расходы на производство продукта. Преобразования привели к внедрению параллельного производства деталей и компьютерного моделирования, которое помогало выбирать самые дешевые модели для сборки. В итоге производственный цикл сократился почти вдвое, а стоимость продукта снизилась на четверть.

Реинжиниринг — эффективный инструмент для встряхивания компании и выведения ее из кризиса. С его помощью можно удерживать лидирующие позиции, оставляя конкурентов далеко позади. Он реально позволяет улучшить бизнес-процессы и устранить ошибки, мешающие развитию компании. Но не всегда преобразования бывают эффективными. Это зависит от серьезности к процессу реорганизации.

Чтобы добиться намеченного, нужно все рассчитать, проанализировать и оценить. Важно четко ставить цели и задачи, объяснять персоналу, зачем это необходимо и какие преимущества будут конкретно для него, и составить рабочую группу, которая намечена на результат и готова развиваться. Только так компании удастся оптимизировать бизнес-процессы и с честью пережить кризисное время.