Как облегчить жизнь бизнесу с помощью автоматизации

Хочешь разгрузить сотрудников, упростить процессы и ускорить работу? На помощь придет автоматизация организации бизнеса. Разбираем, какие операции можно поручить алгоритмам, какие программы для этого использовать и кому обязательно нужно внедрить автоматизацию прямо сейчас.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Грубо говоря, это передача некоторых повторяющихся операций алгоритмам. Сбор заявок в excel-таблице — это такой же динозавр, как ведение бухгалтерии в тетрадке, как на рынке. Сейчас CRM и сервисы для бухучета делают все рутинные задачи самостоятельно.

Так у сотрудников освобождается время на действительно важные задачи.

Допустим, твой проект — продажа кружек на Wildberries. Если делать всё руками, твое время (или время менеджера) будет уходить на звонки клиентам и поставщикам, проверку оплат, контроль товаров, печать наклеек, упаковку и так до бесконечности.

Хорошая новость: большую часть этих действий можно поручить специальным сервисам, например, контроль оплат. Останется только замотать кружку в пупырчатую пленку и отправить клиенту.

Важно! Без человека всё еще не обойтись.

Если хочешь, чтобы люди вообще ни с какой стороны не подходили к процессу, а всё делали программы и алгоритмы, тебе в статью про цифровизацию.

Какие процессы можно автоматизировать

При должной смекалке — все. Главное, чтобы задачи были типовыми.

Проще всего отдать под автоматизацию:

• работу со сделками
• рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Индустрия уже создала для них по пачке удобных сервисов, которым может управлять небольшая команда или вообще один менеджер. Если хочешь подчинить алгоритмам вообще всё, обрати внимание на управление производством, качество продукции и персонал. Понадобится команда побольше и бюджеты посерьезнее, но и эти сферы можно автоматизировать.

Кому нужна автоматизация бизнеса

Никого не удивим, но… Всем. Почти. Просто от размера бизнеса и серьезности твоих намерений зависит, что именно и в каком объеме подвергнется автоматизации.

Нужно ли всё менять?

1. Выбери процессы, которые собираешься автоматизировать.

2. Посчитай, сколько времени сотрудники тратят на них прямо сейчас.

3. Прикинь, сколько времени будет занимать обслуживание нового процесса, какие ресурсы придется вложить в перемены.

4. Сравни, сделай выводы. Внедряй (или нет).

Вот наши рекомендации.

Когда не нужна автоматизация бизнеса?

1. Ты только-только запускаешь бизнес.

2. Новых заказчиков не предвидится.

3. Твой оборот меньше 1 млн рублей в месяц.

4. Бизнес-процессы еще не налажены (логично, как ты автоматизируешь хаос?).

5. Расходы перевешивают выгоду.

Кто занимается автоматизацией бизнеса

Можешь сделать всё самостоятельно, если хочешь. Намного проще нанять подрядчика, который смоделирует процессы и настроит сервисы под твои запросы.

Как происходит обычно:

1. Ты покупаешь пробный период у сервиса. Всему радуешься, но понимаешь, что разбираться в настройках будешь сто лет.

2. В конце пробного периода сервис предлагает тебе услугу внедрения (возможно, через стороннюю компанию). Цена зависит от объема работ и сложности: от 100 000 рублей до пары миллионов рублей.

3. Специалисты по внедрению берут в оборот твоего сотрудника, чтобы он им всё показал, описывают текущие процессы и составляют план.

4. Происходит внедрение и отладка. Процесс может занять от одного месяца до полугода, в зависимости от сложности системы автоматизации бизнес-процессов.

5. Специалисты обучают твоих сотрудников пользоваться новой системой.

Все счастливы и танцуют. Кстати, онлайн всё это провернуть тоже можно.

Какие системы автоматизации бизнес-процессов используют

Внимание, впереди много аббревиатур.

1. CRM (Customer Relationship Management)

Сфера: продажи и клиентский сервис.

Как работает: автоматизация сбора клиентской базы, обработка заявок и общение с клиентами. Все заявки и заказы собираются в одну воронку, система отправляет клиентам сообщения, документы.

Инструменты: SendPulse, amoCRM, Bitrix24, Salesforce, Zoho.

2. HRM (Human Capital Management)

Сфера: кадры и персонал (от 50 человек в штате).

Как работает: автоматически рассчитывает зарплату, управляет документами, помогают HR создавать базу вакансий и соискателей, вести календарь отпусков и т. д. 

Инструменты: BambooHR, СБИС, Workable, Hurma, «1С:Зарплата и управление персоналом».

3. ECM (Enterprise Content Management)

Сфера: документооборот.

Как работает: переводит все договоры, счета и приказы в электронный формат. Соответственно, подписать и отправить документы можно тоже в электронном виде без плясок над принтером.

Инструменты: Directum, Docsvision, ELMA.

4. BPM (Business Process Model)

Сфера: моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов.

Как работает: помогает визуализировать процессы, спланировать их и перестроить.

Инструменты: ELMA, Studio Creatio, Docsvision, ТЕЗИС, Pyrus.

5. WMS (Warehouse Management System)

Сфера: складской учет.

Как работает: автоматизирует все складские процессы: приемку, хранение, отгрузку и т. д. Собирает статистику по операциям.

Инструменты: «МойСклад», Yolka WMS, СКИФ.

6. TMS (Transportation Management System)

Сфера: транспортная логистика.

Как работает: помогает отслеживать перевозки, подбирать транспорт, прокладывать маршруты. 

Инструменты: «Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист».

7. ERP (Enterprise Resource Planning)

Сфера: комплексная автоматизация бизнеса.

Как работает: объединяет в одном программе все системы, которые перечислены выше. Можно подключать не все модули, а только нужные.

Инструменты: «1С», «РосБизнесСофт», «Парус».

Пример: как оптимизировать продажи

Дано: вернемся к продаже кружек. Заявки в твою компанию идут из нескольких источников: маркетплейсы, соцсети, сайт, объявления на столбах. Все записи — в бумажном блокноте и Excel, менеджеры звонят клиентам с личных мобильников. Маркетинг работает через пень-колоду.

Шаг 1. Внедряем CRM-систему, которая будет собирать заявки в одном месте, создавать сделки и присылать уведомления менеджерам. Сотрудники реагируют мгновенно.

Шаг 2. Интегрируем IP-телефонию в CRM-систему. Звонки распределяются между менеджерами в зависимости от их занятости. Если менеджер уже с кем-то разговаривает, звонок автоматически переадресуется другому.

Шаг 3. Внедряем аналитику в CRM-системе. Для каждой сделки создается дедлайн, просроченные задачи перераспределяются руководителем. В конце недели можно выгрузить статистику. 

Шаг 4. Начинаем пользоваться шаблонами документов, которые загружены в CRM-систему. В них автоматически подгружается информация по клиенту.

Шаг 5. Интегрируем мессенджеры в CRM. Сообщения сами привязываются к нужной заявке, переписки перестают теряться.

Вывод

Автоматизация бизнес-процессов — отличное решение, которое помогает облегчить жизнь твоему бизнесу, повысить показатели, но вводить ее нужно с умом. Трижды подумай, надо ли тебе переплачивать за лишние сервисы или внедрять сразу всё. Твоя цель — живой и развивающийся бизнес, а не ворох программ для управления.